Başvuru ve ekip takibi
Dosyanın hangi aşamada olduğunu ve sıradaki işi görün
Bir başvurunun son durumunu bulmak için tablo, mesaj ve kişisel notlar arasında dolaşmak ekip devrini zorlaştırır. iyely Visa, başvuru kaydı etrafında aşama, sorumlu, belge, görev ve iletişim bağlamını bir araya getirir.
Ofisinizin yönettiği aşamalar ve müşteriyle takip ettiğiniz işler aynı dosyada görünür. Resmî başvuru sonuçlarını ilgili makamın kanallarından ayrıca takip edersiniz.
Bir başvuruyu ekip içinde takip edin
Başvuruyu doğru ofis bağlamında açın
İlgili şubeyi, sorumluyu ve başvuru bilgilerini belirleyin. Yeni kayıt markanın varsayılan başlangıç sürecine bağlanır; belge listesi tanımlanmış kurallardan hazırlanabilir.
Aşamayı ve sorumluluğu güncel tutun
Dosyanın ofisinizde hangi adımda olduğunu iş akışında takip edin. Sorumlu atamasını, notları ve yapılacak işleri birlikte değerlendirin; aşama adı tek başına tamamlanmış iş kanıtı değildir.
Belge ve görevleri başvuruya bağlayın
Eksik veya revizyon bekleyen belgeyi ilgili başvuruda görün. Görev ve randevularla bir sonraki adımı tanımlayın; müşterinin dosyasını ayrı kişisel listelerde yeniden kurmanız gerekmesin.
Devri kısa bir kontrolle tamamlayın
Yeni sorumluya son aşamayı, açık işleri, beklenen belgeyi ve müşteriyle son iletişimi aktarın. Erişim yetkisinin hedef şubede uygun olduğundan emin olun.
Örnek devir kontrolü
Ofisinizdeki örnek bir başvuruda bir belgeyi revizyon bekler durumda bırakın ve takip görevi oluşturun. Dosyayı devralan kişi yalnız başvuru ekranını kullanarak eksikliği, sorumluyu ve sıradaki işi açıklayabiliyor mu? Denemede bu soruyu birlikte yanıtlayın.
- Başvurunun doğru şube ve sorumluyla eşleşmesi
- Mevcut aşamayla açık görevlerin birbiriyle tutarlı olması
- Belge durumu ve müşteri mesajının dosya bağlamında bulunabilmesi
Kapsamı ve paket sınırlarını bilin
- Başvurular çalışma alanı ve şube erişimleriyle yönetilir; kullanıcıya verilen yetki görünür işlemleri belirler.
- Başvuru kotası paket kapsamındadır. Daha fazla kullanıcı eklemek sınırsız başvuru hakkı anlamına gelmez.
- Uzmanlık puanına göre otomatik danışman seçimi, konsolosluk statüsü senkronizasyonu veya otomatik vize uygunluk kararı bu anlatımın kapsamında değildir.
Sık sorulan sorular
Başvuru aşaması resmî vize durumunu gösterir mi?
Aşama, ofisinizin CRM içindeki iş akışını gösterir. Bir konsolosluk sistemiyle doğrulanmış bağlantı olmadan resmî kararın otomatik alındığı veya senkronlandığı varsayılmamalıdır.
Başvuruya kimlerin erişeceğini belirleyebilir miyiz?
Erişim çalışma alanı, şube kapsamı ve kullanıcı yetkileriyle ilişkilidir. Denemede yönetici ve danışman rollerini kendi kurum yapınızla kontrol edin; tüm kullanıcıların tüm dosyaları gördüğünü varsaymayın.
Belgeler ve görevler ayrı uygulamalarda mı?
Başvuruya bağlı belge, görev, not ve portal mesajı yüzeyleri iyely Visa içinde bulunur. Süreci değerlendirirken bu ekranlar arasındaki ilişkiyi aynı örnek kayıtla takip edebilirsiniz.
Mevcut Excel dosyam otomatik içe alınır mı?
Bu sayfa otomatik Excel aktarımı vaat etmez. Mevcut veri yapınızı ve taşıma ihtiyacınızı görüşmede paylaşın; aktarım yöntemi ve kontrolleri ayrıca netleştirilmelidir.
Ofisinizin akışıyla değerlendirin
Bir başvuruyu iki ekip üyesiyle değerlendirin: ikinci kişi dosyayı eksik bilgi aramadan devam ettirebiliyor mu?