Matrículas, ventas y finanzas
¿Cómo revisar las cuentas de caja y los cobros diarios en Course?
Las cuentas de caja de Course muestran el saldo y el historial de entradas y salidas de dinero registradas. En el detalle de cada cuenta se indican el saldo, las entradas y salidas de hoy y, para cada movimiento, su fecha, tipo, importe, saldo posterior, descripción y usuario.
En el control diario de caja, no considere que toda entrada corresponde a un cobro por formación. Una transferencia desde otra cuenta, un saldo inicial o una entrada manual también pueden modificar el saldo, pero representan operaciones diferentes.
En esta página
Distinga los movimientos de caja por tipo
Trasladar dinero de una cuenta de caja a otra no equivale a una nueva venta de formación. Si analiza varias cuentas en conjunto, compruebe ambos lados de la transferencia.
| Tipo de movimiento | Qué representa en el saldo y en el seguimiento |
|---|---|
| Cobro | Entrada de un pago registrado para una cuota. |
| Gasto | Salida correspondiente al pago de un gasto. |
| Reembolso por cancelación | Salida por un reembolso asociado a una cancelación aprobada. |
| Cobro adicional por cancelación | Entrada registrada según las condiciones de cobro de una cancelación. |
| Transferencia | Salida de una cuenta de caja y entrada en otra. |
| Entrada o salida manual | Movimiento de dinero independiente registrado con una descripción. |
| Saldo inicial o trasladado | Saldo con el que se abre la cuenta o que se arrastra de un periodo anterior. |
Compruebe los movimientos de caja de cada día
Abra la cuenta correcta.
Seleccione la cuenta correspondiente en la lista de cajas. Compruebe su nombre, tipo y centro; el método de pago y la cuenta de caja que recibe el dinero son datos distintos.
Revise las entradas y salidas diarias.
Compare los totales del resumen con las fechas y los tipos de los movimientos. Si la lista ocupa varias páginas, no dé por hecho que la primera muestra todas las operaciones.
Verifique cada cobro en su origen.
Abra el historial de cobros de la cuota correspondiente desde la vista de pagos del alumno o de la venta. Compruebe que la fecha, el importe y la cuenta de caja coincidan con el movimiento registrado.
Contraste los registros con el dinero real.
Compare los movimientos de Course con el recuento de efectivo o los registros bancarios de su centro. Si hay una diferencia, busque la operación que la explica; una entrada manual sin justificación no la resuelve.
¿Cómo aparecen en caja los cobros parciales?
Cada pago parcial registrado para una cuota genera un movimiento de caja propio. El importe recibido queda registrado aunque la cuota todavía no esté totalmente saldada. Si comprueba los cobros diarios atendiendo solo a las cuotas pagadas por completo, puede pasar por alto estos movimientos parciales.
El total acumulado como pagado en una cuota y el importe de un único movimiento de caja son cifras distintas. No vuelva a sumar el importe íntegro de la cuota por cada pago parcial. Consulte la fecha y la cuenta de cada cobro en el historial de pagos.
¿Cuándo conviene separar las transferencias de los movimientos manuales?
Una transferencia registra los dos movimientos relacionados entre cuentas de caja. Una entrada o salida manual añade, en cambio, un movimiento independiente a la cuenta seleccionada. Estas operaciones requieren el permiso correspondiente; en los movimientos se pueden consultar la descripción y el usuario que las realizó.
El registro de un cobro ya genera una entrada en caja. Añadir otra entrada manual por el mismo pago puede contabilizar el dinero dos veces. El saldo mostrado en Course resulta de las operaciones registradas: por sí solo no equivale a un saldo bancario actual confirmado ni a una conciliación bancaria automática.
Preguntas frecuentes
¿Aparece en caja una cuota pagada solo en parte?
Sí. Cada cobro parcial registrado genera su propio movimiento de caja, sin esperar a que la cuota quede totalmente saldada.
¿Cuenta una transferencia como ingreso nuevo?
No. Una transferencia mueve dinero existente entre cuentas de caja y no debe contabilizarse como un cobro por formación.
¿Debo añadir una entrada manual después de registrar un cobro?
No por el mismo importe. El cobro ya genera un movimiento en la cuenta de caja seleccionada; otra entrada manual podría registrar dos veces el mismo dinero.
Evalúe Course según los procesos de su centro
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