Solicitudes y comunicación
¿Cómo organiza un asesor el seguimiento diario de solicitudes en Course?
En Course, el seguimiento diario combina la revisión de la lista de solicitudes con la de las tareas programadas. La lista de solicitudes muestra a las personas que requieren atención; la vista de llamadas pendientes reúne las tareas telefónicas que aún no se han completado.
Distinga el estado de la tarea, el resultado de una llamada y la fase de decisión de la solicitud. Puede haberse intentado una llamada sin obtener respuesta; ese intento no permite conocer la decisión de la persona sobre la formación.
En esta página
Qué significan las tareas abiertas, vencidas y completadas
La sección de llamadas pendientes en la página de llamadas se centra en las tareas telefónicas abiertas. La lista de llamadas completadas no es otro filtro de estado de esa misma lista de tareas: muestra registros de contactos realizados.
| Vista o registro | Qué significa |
|---|---|
| Tarea abierta | Trabajo aún no completado; también puede tener una fecha futura. |
| Tarea vencida | Trabajo que sigue abierto después de la fecha y hora previstas. |
| Tarea completada | Trabajo finalizado mediante el flujo de la tarea, con el resultado y los datos de finalización registrados. |
| Registro de interacción | Canal, momento, resultado y nota de un contacto realizado o intentado. |
Cómo utilizar las vistas para el seguimiento diario
Acote su lista de trabajo.
Filtre las solicitudes por asesor, origen, estado y fecha. En las llamadas pendientes, compruebe la persona responsable, la fecha prevista y el estado de la tarea antes de abrir la solicitud correspondiente.
Lea el historial antes de contactar.
En el detalle de la solicitud, revise las notas anteriores, las ofertas y las tareas abiertas. Confirme en el registro la fase de decisión actual y la información que ya se haya comunicado.
Finalice la tarea con su resultado real.
Seleccione el resultado de la tarea telefónica. Si hubo conversación, escriba una nota fiel a lo tratado. Al finalizar una reunión presencial o una cita, cumplimente también la nota y los campos de resultado correspondientes.
Compruebe la siguiente acción.
Si programa una tarea posterior desde el formulario de finalización, revise su tipo, fecha y hora. Después de guardar, vuelva al detalle de la solicitud y confirme que aparece entre las tareas abiertas.
¿Por qué puede ser obligatoria una tarea posterior?
La configuración de tareas del espacio de trabajo puede exigir que se programe una tarea posterior mientras la solicitud siga sin resolverse. Otra opción puede dispensar de esa obligación cuando ya existe una tarea abierta. Por ello, el requisito en el formulario de finalización depende de la configuración, del estado de la solicitud y de sus otras tareas abiertas.
La nota de finalización también se traslada a la tarea posterior creada mediante este flujo. Úsela para registrar el resultado real y aportar el contexto que necesitará quien se encargue de la siguiente acción, no solo para indicar que se hizo una llamada. No describa una acción prevista como si ya se hubiera realizado.
Qué comprobar al final de la jornada
- ¿Las acciones realizadas figuran como completadas en el registro? Si una tarea no se llevó a cabo, no la cierre solo para vaciar la lista.
- ¿Las solicitudes abiertas tienen una siguiente acción y una persona responsable claras? El asesor de la solicitud y el responsable de cada tarea se guardan por separado.
- ¿Se confundió una llamada sin respuesta con una decisión de no inscribirse? El resultado telefónico por sí solo no explica la elección formativa de la persona.
- Si hubo un error al guardar, ¿aparece la acción al volver a abrir el registro? Compruebe el mensaje de éxito y la lista actualizada antes de considerarla completada.
Preguntas frecuentes
¿Al seleccionar una tarea completada se vuelve a abrir?
No. Seleccionar una tarea completada en el detalle de la solicitud no la vuelve a abrir. Si hace falta continuar el seguimiento, programe una tarea nueva.
¿Es obligatorio escribir una nota libre en cada llamada?
Se requiere una nota cuando se ha mantenido una conversación telefónica y al finalizar una tarea presencial. Para una llamada sin respuesta, la interfaz puede rellenar previamente una nota estándar sobre el resultado; compruebe que refleje lo ocurrido.
¿Cambiar el asesor de la solicitud transfiere también sus tareas?
El asesor de la solicitud y los responsables de las tareas se guardan por separado. Al cambiar la responsabilidad, revise la asignación de cada tarea abierta.
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