Anfragen und Kommunikation
Wie behalten Sie als Kursberatung die tägliche Nachverfolgung in Course im Blick?
Für die tägliche Nachverfolgung in Course prüfen Sie sowohl die Anfrageliste als auch die terminierten Aufgaben. Die Anfrageliste zeigt, um welche Personen Sie sich kümmern; die Ansicht für ausstehende Anrufe bündelt noch nicht abgeschlossene Telefonaufgaben.
Unterscheiden Sie den Aufgabenstatus, das Ergebnis eines Anrufs und die Entscheidungsphase der Anfrage. Auch wenn ein Anruf ohne Antwort versucht wurde, ist damit noch keine Entscheidung der interessierten Person über eine Anmeldung bekannt.
Auf dieser Seite
Offene, überfällige und abgeschlossene Aufgaben unterscheiden
Auf der Seite für Telefonkontakte zeigt die Ansicht für ausstehende Anrufe offene Telefonaufgaben. Die Liste abgeschlossener Anrufe ist keine andere Statusfilterung derselben Aufgabenliste, sondern zeigt erfasste Kontakte.
| Ansicht oder Eintrag | Bedeutung |
|---|---|
| Offene Aufgabe | Noch nicht abgeschlossene Arbeit; dazu können auch Aufgaben mit einem künftigen Termin gehören. |
| Überfällige Aufgabe | Noch offene Arbeit, deren geplanter Zeitpunkt bereits verstrichen ist. |
| Abgeschlossene Aufgabe | Arbeit, die über den Abschlussablauf mit Ergebnis und Abschlussangaben erfasst wurde. |
| Kontakteintrag | Kanal, Zeitpunkt, Ergebnis und Notiz eines erfolgten oder versuchten Kontakts. |
Die Ansichten für die tägliche Nachverfolgung nutzen
Arbeitsliste eingrenzen.
Filtern Sie Anfragen nach zuständiger Beratung, Herkunft, Status und Datum. Prüfen Sie bei ausstehenden Anrufen die zuständige Person, den geplanten Zeitpunkt und den Aufgabenstatus, bevor Sie die zugehörige Anfrage öffnen.
Vor dem Kontakt den Verlauf lesen.
Prüfen Sie in den Anfragedetails bisherige Notizen, Angebote und offene Aufgaben. Gleichen Sie die aktuelle Entscheidungsphase und bereits geteilte Informationen mit dem tatsächlichen Datensatz ab.
Die Aufgabe mit dem tatsächlichen Ergebnis abschließen.
Wählen Sie das Ergebnis der Telefonaufgabe. Wenn ein Gespräch stattgefunden hat, halten Sie seinen wirklichen Inhalt in einer Notiz fest. Erfassen Sie beim Abschluss einer persönlichen Gesprächs- oder Terminaufgabe auch das Ergebnis und die erforderliche Notiz.
Den nächsten Schritt prüfen.
Wenn Sie beim Abschließen eine Folgeaufgabe planen, prüfen Sie deren Art, Datum und Uhrzeit. Öffnen Sie nach dem Speichern erneut die Anfragedetails und kontrollieren Sie, ob die Aufgabe unter den offenen Aufgaben erscheint.
Warum kann eine Folgeaufgabe erforderlich sein?
Eine Einstellung des Arbeitsbereichs kann verlangen, dass bis zum Abschluss einer Anfrage eine Folgeaufgabe geplant wird. Eine weitere Einstellung kann diese Pflicht lockern, wenn für die Anfrage bereits eine andere offene Aufgabe besteht. Ob die Eingabe erforderlich ist, hängt daher von den Einstellungen, dem Anfragestatus und weiteren offenen Aufgaben ab.
Die Abschlussnotiz wird auch in eine über diesen Ablauf angelegte Folgeaufgabe übernommen. Halten Sie darin das tatsächliche Ergebnis fest, damit die Person, die den nächsten Schritt übernimmt, den nötigen Kontext hat. Beschreiben Sie geplante Arbeit nicht als bereits geführtes Gespräch.
Was sollten Sie am Tagesende kontrollieren?
- Sind erledigte Arbeiten auch im Datensatz als abgeschlossen erfasst? Schließen Sie eine Aufgabe nicht nur, um die Liste zu leeren, wenn die Arbeit noch nicht erfolgt ist.
- Ist bei offenen Anfragen der nächste Schritt samt zuständiger Person erkennbar? Die Beratung einer Anfrage und die zuständige Person einer Aufgabe werden getrennt gespeichert.
- Wurde ein nicht beantworteter Anruf mit einer Entscheidung gegen die Anmeldung verwechselt? Das Anrufergebnis erklärt für sich genommen nicht die Ausbildungsentscheidung der Person.
- Ist ein Vorgang, bei dessen Speicherung ein Fehler auftrat, nach erneutem Öffnen tatsächlich vorhanden? Prüfen Sie die Erfolgsmeldung und die aktualisierte Liste, bevor Sie die Arbeit als abgeschlossen betrachten.
Häufige Fragen
Wird eine abgeschlossene Aufgabe wieder geöffnet, wenn ich sie anklicke?
Nein. Das Anklicken einer abgeschlossenen Aufgabe in den Anfragedetails öffnet sie nicht erneut. Planen Sie eine separate Aufgabe, wenn weitere Nachverfolgung nötig ist.
Muss ich bei jedem Anruf eine freie Notiz schreiben?
Eine Notiz ist erforderlich, wenn ein Telefongespräch stattgefunden hat, und beim Abschluss einer persönlichen Gesprächsaufgabe. Bei einem unbeantworteten Anruf kann die Oberfläche eine Standardnotiz zum Ergebnis vorausfüllen. Prüfen Sie, ob sie den tatsächlichen Verlauf wiedergibt.
Werden Aufgaben übertragen, wenn ich die Beratung einer Anfrage ändere?
Die Beratung der Anfrage und die zuständigen Personen ihrer Aufgaben werden getrennt gespeichert. Prüfen Sie bei einem Zuständigkeitswechsel die Zuweisung jeder offenen Aufgabe.
Prüfen Sie Course anhand Ihrer Arbeitsabläufe
Sehen Sie sich die beschriebenen Funktionen in Ihrem Konto an oder besprechen Sie die Anforderungen Ihrer Einrichtung mit unserem Team.