Anfragen und Kommunikation
Wie übergeben Sie in Course eine Anfrage an eine andere Beratungsperson?
Die zuständige Beratungsperson einer Course-Anfrage lässt sich im Datensatz ändern. Mit der Anfrage verbundene Aufgaben haben jeweils eine eigene zuständige Person. Deshalb werden durch die Änderung der Beratungsperson nicht automatisch alle offenen Aufgaben an die neue Person übertragen.
Für eine vollständige Übergabe ändern Sie die Zuständigkeit in der Anfrage, klären die Bearbeitung der offenen Aufgaben und prüfen, ob die neue Beratungsperson die vorhandenen Datensätze einsehen kann. Den bisherigen Kontaktverlauf müssen Sie dafür weder neu schreiben noch eine zweite Anfrage anlegen.
Auf dieser Seite
Wo sind die Informationen für eine Übergabe gespeichert?
Ob in diesen Feldern dieselbe Person steht, hängt davon ab, wie Ihre Einrichtung die Arbeit verteilt. Wenn unterschiedliche Personen angezeigt werden, klären Sie zunächst die Zuständigkeit für jede Tätigkeit, bevor Sie darin einen Fehler sehen.
| Information | Wo Sie nachsehen |
|---|---|
| Beratungsperson der Anfrage | In den bearbeitbaren Feldern der Anfrage. |
| Zuständige Person einer offenen Aufgabe | Im Zuweisungsfeld der jeweiligen Aufgabe. |
| Bisheriger Kontakt | In Anfragenotizen, Kontakteinträgen und im Aktivitätenverlauf. |
| Angebot | Im verknüpften Angebot und bei dessen Zuständigkeitsangaben. |
| WhatsApp-Gespräch | Bei der zugewiesenen Beratungsperson des Gesprächs im Posteingang. |
| Berechtigung zum Einsehen | In der Rolle und dem Datenzugriffsbereich des Benutzerkontos. |
Die Anfrage Schritt für Schritt übergeben
Den aktuellen Datensatz lesen.
Prüfen Sie die aktuelle Entscheidungsphase der Anfrage, offene Aufgaben, letzte Kontakte und bestehende Angebote. Halten Sie in der Übergabenotiz nur Angaben fest, die sich anhand der Datensätze prüfen lassen.
Die zuständige Beratungsperson ändern.
Bearbeiten Sie die Anfrage und wählen Sie die neue Beratungsperson. Prüfen Sie beim Speichern auch, ob Angaben zur Person, Einrichtung, Herkunft, zu den Tags und zu den Kontakten weiterhin stimmen.
Aufgabenzuweisungen prüfen.
Ändern Sie bei den offenen Aufgaben, die die neue Beratungsperson übernehmen soll, die jeweils zuständige Person. Ein Wechsel der Zuständigkeit ist für sich genommen kein Grund, Fälligkeit oder Abschlussstatus einer Aufgabe zu ändern.
Verknüpfte Kommunikation prüfen.
Ist die Anfrage mit einem WhatsApp-Gespräch verknüpft, prüfen Sie dessen zugewiesene Beratungsperson gesondert. Kontrollieren Sie, ob die neue Person die Anfrage und die benötigten verknüpften Datensätze mit ihren eigenen Berechtigungen öffnen kann.
Was gehört als gesicherte Information in die Übergabenotiz?
Beschreiben Sie den aktuellen Stand der Kursanfrage, wo ein bereits erstelltes Angebot zu finden ist und welche Arbeit noch aussteht. Liegt noch keine Antwort vor, halten Sie die Ungewissheit fest. Ergänzen Sie weder eine Entscheidung, die die interessierte Person nicht getroffen hat, noch Zahlungsbedingungen, die nicht mitgeteilt wurden.
Schließen Sie frühere Aufgaben nicht allein deshalb ab, weil eine neue Beratungsperson zugewiesen wurde. Unerledigte Arbeit bleibt offen; erledigte Arbeit wird mit dem tatsächlichen Ergebnis im jeweiligen Abschluss erfasst. So erweckt ein Zuständigkeitswechsel nicht den Eindruck, die Aufgabe sei bereits ausgeführt worden.
Ändert der Beratungswechsel den Zugriff auf eine Einrichtung?
Zugewiesene Beratungsperson, Einrichtung und Datenzugriffsbereich sind verschiedene Dinge. Die Zuweisung als Beratungsperson einer Anfrage ist nicht mit einer Erweiterung der durch die Benutzerrolle erlaubten Aktionen gleichzusetzen. Soll die Einrichtung geändert werden, prüfen Sie das gesondert.
Wenn die Anfrage nach der Übergabe nicht sichtbar ist, prüfen Sie zuerst aktive Filter und die ausgewählte Einrichtung. Sehen Sie sich danach Benutzerrolle und Datenzugriffsbereich an. Legen Sie den benötigten Bereich gezielt fest, statt ohne Notwendigkeit Zugriff auf alle Einrichtungen zu vergeben.
Häufige Fragen
Muss ich für die Übergabe eine neue Anfrage anlegen?
Nein. Sie können die Beratungsperson der bestehenden Anfrage ändern. Bei einer neuen Anfrage könnten Kontakt- und Aufgabenverlauf auf zwei Datensätze verteilt werden.
Wird eine Aufgabe durch den Beratungswechsel abgeschlossen?
Nein. Zuweisung, Fälligkeit und Abschlussstatus sind getrennte Angaben. Schließen Sie eine Aufgabe erst ab, wenn die Arbeit tatsächlich erledigt wurde.
Wechselt die zuständige Person eines WhatsApp-Gesprächs automatisch mit?
Die Beratungsperson des Gesprächs ist in einem eigenen Datensatz gespeichert. Prüfen Sie die Zuweisung im Posteingang, statt anzunehmen, dass die Änderung der Anfrage auch das Gespräch ändert.
Prüfen Sie Course anhand Ihrer Arbeitsabläufe
Sehen Sie sich die beschriebenen Funktionen in Ihrem Konto an oder besprechen Sie die Anforderungen Ihrer Einrichtung mit unserem Team.