Anmeldung, Verkauf und Finanzen
Wie verfolgen Sie Anmeldungsstornierungen und Erstattungen in Course nach?
Eine Anmeldungsstornierung beginnt in Course mit einem Antrag zu einem Verkauf und wird anschließend entschieden. Die Prüfungsansicht zeigt den Nettoverkaufsbetrag, den als bezahlt berücksichtigten Betrag, offene Zahlungen und die verfügbaren Berechnungsmethoden. Einen Antrag zu eröffnen ist nicht dasselbe wie eine Stornierung zu genehmigen.
Eine genehmigte Stornierung wirkt sich auf Finanzdatensätze, den Status des Verkaufs und des Schülers sowie aktive Klassenzugehörigkeiten aus. Prüfen Sie daher vor der Entscheidung die Berechnung und alle betroffenen Datensätze. Diese Seite beschreibt die Softwarefunktionen; Einstellungen der Einrichtung bestimmen keinen gesetzlichen Erstattungsanspruch.
Auf dieser Seite
Den Antrag prüfen und eine Entscheidung treffen
Den Antrag zum Verkauf öffnen.
Prüfen Sie, ob der richtige Verkauf und Schüler betroffen sind. Erfassen Sie den tatsächlichen Grund des Antrags und prüfen Sie, ob für denselben Verkauf bereits ein weiterer Antrag offen ist.
Die aktuelle Berechnung lesen.
Prüfen Sie den Nettoverkaufsbetrag, den als bezahlt berücksichtigten Betrag und den offenen Saldo. Sehen Sie in der Vorschau nach, welche Berechnungsmethoden anwendbar sind und warum eine Methode gegebenenfalls nicht verfügbar ist.
Methode und Kassenkonto festlegen.
Wählen Sie in der Prüfungsansicht eine anwendbare Methode. Bei der manuellen Methode kontrollieren Sie den als verdient eingegebenen Betrag und die daraus berechnete Erstattung oder zusätzliche Forderung. Wählen Sie das erforderliche Kassenkonto für eine Erstattung oder für einen zusätzlichen Zahlungseingang gemäß der geltenden Richtlinie.
Entscheidung und Folgen überprüfen.
Genehmigen Sie den Antrag oder lehnen Sie ihn ab, sofern Sie dazu berechtigt sind. Prüfen Sie danach den Entscheidungsstatus, etwaige Kassenbuchungen, die Raten des Verkaufs und die Klassenzugehörigkeiten des Schülers.
Ist jede Berechnungsmethode für jeden Verkauf verfügbar?
Die Prüfungsansicht bietet eine tagebasierte Methode, eine Methode mit Erstattungsfrist und eine manuelle Methode. Eine sitzungsbasierte Methode ist ebenfalls aufgeführt, derzeit jedoch nicht verfügbar: Course stellt die für ihre Berechnung benötigte geplante Gesamtzahl der Sitzungen noch nicht bereit. Prüfen Sie in der Vorschau, welche Methode anwendbar ist und weshalb eine andere nicht zur Verfügung steht.
Die berechnete Erstattung wird anhand der als bezahlt berücksichtigten Beträge und des nach der Richtlinie der Einrichtung tatsächlich erstattungsfähigen Kassenbetrags begrenzt. Eine im Verkauf eingetragene Anzahlung erzeugt für sich genommen keine Kassenbuchung. Behandeln Sie sie deshalb nicht automatisch als erstattungsfähiges Guthaben, sondern richten Sie sich nach dem ausdrücklich angezeigten Ergebnis der aktuellen Vorschau.
Welche Datensätze ändern sich nach der Genehmigung?
Eine Kassenbuchung in Course bedeutet nicht, dass die Software automatisch Geld über eine Bank überweist. Gleichen Sie die Buchung mit einer tatsächlich ausgeführten Erstattung oder Zahlung ab. Hat der Schüler weitere Ausbildungsverkäufe, prüfen Sie vor der Genehmigung besonders die Folgen für seinen Status und sämtliche aktiven Klassenzugehörigkeiten.
| Datensatz | Auswirkung des aktuellen Ablaufs |
|---|---|
| Kassenkonto | Eine Erstattung wird als Abgang erfasst. Falls die Richtlinie eine zusätzliche Zahlung vorsieht, wird diese als Zugang erfasst. |
| Offene Raten | Der unbezahlte Restbetrag jeder noch nicht vollständig bezahlten Rate wird aus der aktiven Nachverfolgung genommen. |
| Verkauf | Der Vertragsstatus wird auf storniert und der interne Verkaufsstatus auf erstattet gesetzt. Das belegt keine tatsächliche Überweisung. |
| Schüler | Ein Stornierungsstatus wird erfasst und der Schüler als inaktiv markiert. |
| Klassenzugehörigkeiten | Aktive Zugehörigkeiten erhalten ein Austrittsdatum; die historischen Einträge bleiben bestehen. |
Was geschieht, wenn sich Daten während der Bearbeitung ändern?
Bei der Entscheidung prüft Course den Verkaufsbetrag und die eingegangenen Zahlungen erneut. Haben sich diese Werte seit der Antragstellung geändert, verhindert das System eine Entscheidung auf Grundlage der früheren Zahlen. Lesen Sie die Fehlermeldung und prüfen Sie die aktuellen Datensätze sowie die Berechnungsvorschau erneut.
Für eine Ablehnung ist eine Begründung erforderlich; sie löst keine Geldbewegung aus. Verlangt die Einrichtung eine zweite entscheidende Person, darf die Person, die den Antrag eröffnet hat, nicht selbst darüber entscheiden. Berechtigungen und Entscheidungsregeln werden getrennt vom berechneten Betrag geprüft.
Häufige Fragen
Wird bereits beim Eröffnen eines Stornierungsantrags Geld erstattet?
Nein. Der Antrag allein löst keine Erstattung aus. Finanzbuchungen hängen vom Ergebnis der Genehmigung ab; eine tatsächlich ausgeführte Zahlung muss gesondert geprüft werden.
Wird bei einer teilweise bezahlten Rate auch der bereits eingegangene Betrag gelöscht?
Nein. Bereits eingegangene Beträge bleiben in der Kassenhistorie erhalten. Bei der Stornierung wird nur der unbezahlte Restbetrag aus der Nachverfolgung genommen; eine mögliche Erstattung wird gesondert berechnet.
Sind die tagebasierte und die sitzungsbasierte Methode derzeit nutzbar?
Die tagebasierte Methode ist im aktuellen Ablauf verfügbar. Die sitzungsbasierte Methode ist noch nicht verfügbar, weil die benötigte geplante Gesamtzahl der Sitzungen fehlt. Prüfen Sie vor der Entscheidung die Vorschau.
Prüfen Sie Course anhand Ihrer Arbeitsabläufe
Sehen Sie sich die beschriebenen Funktionen in Ihrem Konto an oder besprechen Sie die Anforderungen Ihrer Einrichtung mit unserem Team.