Anfragen und Kommunikation
Wie verfolgen Sie Kursanfragen in Course?
Ein Anfragedatensatz in Course verbindet die Kontaktdaten einer an einer Ausbildung interessierten Person mit der zugehörigen Einrichtung, der Herkunft der Anfrage und der zuständigen Beratung. In den Anfragedetails können Sie auch Aufgaben, Angebote und den Aktivitätsverlauf prüfen. So bleibt die Arbeit vor einer Einschreibungsentscheidung derselben Person zugeordnet.
Der Anfragestatus, ein bereits erfolgter Kontakt und eine für später geplante Aufgabe halten unterschiedliche Informationen fest. Pflegen Sie diese getrennt, statt einen Eintrag als Ersatz für die anderen zu betrachten.
Auf dieser Seite
Was bedeuten die Felder einer Anfrage?
Prüfen Sie beim Anlegen oder Bearbeiten einer Anfrage sowohl die Angaben zur Person als auch die zugeordnete Einrichtung. Die Zuweisung einer Beratung ändert die Einrichtung nicht.
| Feld | Bedeutung für die Nachverfolgung |
|---|---|
| Herkunft | Kennzeichnet den Kanal, über den die Anfrage einging; dient zur Gruppierung im Herkunftsbericht. |
| Einrichtung | Bezeichnet die Bildungseinrichtung, der die Anfrage zugeordnet ist. |
| Beratung | Zeigt die für die Anfrage zuständige Person. |
| Status | Beschreibt die aktuelle Phase der Anfrage. |
| Tags | Fassen Datensätze mit gemeinsamen Kennzeichnungen zusammen. |
| Kontaktdaten | Halten Namen, Telefonnummer und weitere Kontaktmöglichkeiten der Person fest. |
Eine Anfrage Schritt für Schritt nachverfolgen
Vorhandenen Datensatz finden.
Suchen Sie die Person in der Anfrageliste. Grenzen Sie die Ergebnisse nach Herkunft, Beratung, Status und Datum ein. Falls der Datensatz fehlt, kontrollieren Sie die aktiven Filter.
Ergebnis des Kontakts erfassen.
Telefonat, persönliches Gespräch und Notiz sind unterschiedliche Eintragsarten. Unterscheiden Sie bei einem Anruf zwischen einem geführten und einem nicht beantworteten Gespräch. Erfassen Sie kein Gespräch, das nicht stattgefunden hat.
Nächsten Schritt planen.
Legen Sie in den Anfragedetails Art, Titel, Datum und zuständige Person der Aufgabe fest. Ein Datum erledigt die Aufgabe nicht; schließen Sie sie erst nach Durchführung über den vorgesehenen Ablauf ab.
Einschreibungsentscheidung festhalten.
Passen Sie den Anfragestatus an das tatsächliche Ergebnis an. Soll ein Schülerdatensatz entstehen, nutzen Sie die gesonderte Übernahmefunktion und prüfen Sie anschließend die Verknüpfung.
Kontaktverlauf und offene Aufgaben gemeinsam lesen
Eine Interaktion dokumentiert, was bereits geschehen ist; eine Aufgabe hält ausstehende Arbeit fest. In der Ansicht für Telefonkontakte erscheinen abgeschlossene Anrufe und offene Anrufaufgaben getrennt. Ist das Fälligkeitsdatum einer offenen Aufgabe verstrichen, gilt die Aufgabe als überfällig. Daraus folgt keine negative Antwort der interessierten Person.
Beim Abschließen einer Aufgabe können Sie das Kontaktergebnis, den Anfragestatus und Tags aktualisieren. Ob eine Folgeaufgabe erforderlich ist, hängt von den Einstellungen des Arbeitsbereichs ab. Auch das Ergebnis der Anfrage und weitere offene Aufgaben können den Ablauf beeinflussen.
Was geschieht bei der Übernahme in einen Schülerdatensatz?
Die Übernahme verknüpft die Anfrage mit einem Schülerdatensatz. Kontaktdaten, Einrichtung, Beratung und Tags werden dabei übernommen. Ob offene Aufgaben abgeschlossen werden, hängt von der beim Übernehmen gewählten Option ab. Gehen Sie nicht davon aus, dass damit jede Nachverfolgung endet.
Schülerdatensatz, Verkauf einer Bildungsleistung, Zahlungsplan und Klassenzuordnung sind getrennte Schritte. Eine Verknüpfung mit dem Schülerdatensatz belegt weder einen Zahlungseingang noch eine Platzierung in einer Klasse.
Häufige Fragen
Sind Herkunft und Tag einer Anfrage dasselbe?
Nein. Die Herkunft bezeichnet den Eingangskanal; ein Tag ordnet den Datensatz einer Gruppe zu. Verwenden Sie für denselben Kanal einheitliche Namen, damit der Herkunftsbericht sinnvoll lesbar bleibt.
Schließt eine überfällige Aufgabe eine Anfrage automatisch?
Nein. Überfällig bedeutet, dass die Aufgabe noch offen und ihr Termin verstrichen ist. Der Entscheidungsstatus der Anfrage wird getrennt geführt.
Kann dieselbe Anfrage mehrfach in einen Schülerdatensatz übernommen werden?
Eine zweite Übernahme derselben Anfrage in einen Schülerdatensatz wird verhindert. Führen Sie die weitere Arbeit über die bereits vorhandene Verknüpfung fort.
Prüfen Sie Course anhand Ihrer Arbeitsabläufe
Sehen Sie sich die beschriebenen Funktionen in Ihrem Konto an oder besprechen Sie die Anforderungen Ihrer Einrichtung mit unserem Team.