Demandes et communication
Comment suivre les demandes de formation dans Course ?
Dans Course, une demande rassemble les coordonnées d’une personne intéressée par une formation, l’établissement concerné, l’origine de la demande et le conseiller responsable. Sa fiche permet aussi de consulter les tâches, les offres et l’historique des activités. Les démarches effectuées avant une éventuelle inscription restent ainsi rattachées à la même personne.
Le statut de la demande, un échange déjà réalisé et une tâche prévue correspondent à des faits différents. Pour assurer un suivi fiable, mettez chacun à jour sans utiliser l’un à la place de l’autre.
Sur cette page
À quoi correspondent les champs d’une demande ?
Lors de la création ou de la modification d’une demande, vérifiez les coordonnées de la personne et l’établissement auquel elle est rattachée. L’attribution d’un conseiller ne change pas cet établissement.
| Champ | Rôle dans le suivi |
|---|---|
| Origine | Indique le canal par lequel la demande est arrivée et permet de la regrouper dans le rapport sur les origines. |
| Établissement | Identifie l’établissement auquel la demande est rattachée. |
| Conseiller | Indique l’utilisateur responsable de la demande. |
| Statut | Indique l’étape actuelle de l’examen de la demande. |
| Étiquettes | Regroupent des fiches au moyen de libellés communs. |
| Coordonnées | Conservent le nom, le numéro de téléphone et les autres moyens de contacter la personne. |
Suivre une demande étape par étape
Retrouvez la fiche existante.
Recherchez la personne dans la liste des demandes. Affinez les résultats par origine, conseiller, statut et date. Si la fiche n’apparaît pas, vérifiez également les filtres actifs.
Consignez le résultat du contact.
Un appel téléphonique, un rendez-vous en personne et une note sont des types d’enregistrement distincts. Pour un appel, distinguez une conversation tenue d’une tentative restée sans réponse ; n’attribuez pas à l’échange des propos qui n’ont pas été tenus.
Planifiez la prochaine action.
Dans la fiche de la demande, précisez le type de tâche, son intitulé, sa date et la personne responsable. Fixer une date ne termine pas la tâche : une fois l’action effectuée, utilisez la procédure de clôture.
Enregistrez la décision d’inscription.
Mettez à jour le statut selon le résultat réel. Si la demande doit devenir une fiche élève, utilisez l’action de conversion et vérifiez le lien avec la fiche créée.
Lire l’historique des échanges avec les tâches ouvertes
Un échange décrit ce qui a déjà été fait ; une tâche décrit ce qui reste à faire. Dans l’écran des appels, les appels effectués et les tâches d’appel en attente figurent dans des vues distinctes. Une tâche toujours ouverte après son échéance apparaît comme en retard ; cela ne signifie pas que la personne a refusé la formation.
La clôture d’une tâche peut permettre de mettre à jour le résultat de l’échange, le statut de la demande et les étiquettes. L’obligation de créer une tâche suivante dépend des paramètres de l’espace de travail. Le résultat de la demande et la présence d’autres tâches ouvertes peuvent aussi influer sur cette procédure.
Que se passe-t-il lors de la conversion en fiche élève ?
La conversion relie la demande à une fiche élève. Les coordonnées, l’établissement, le conseiller et les étiquettes sont repris dans cette fiche. La clôture éventuelle des tâches ouvertes dépend de l’option choisie lors de la conversion : ne considérez pas tout le suivi comme terminé du seul fait que la fiche élève existe.
La fiche élève, la vente d’une formation, le plan de paiement et l’affectation à une classe sont des opérations distinctes. Le lien avec une fiche élève ne prouve ni qu’un paiement a été encaissé ni que l’élève a été affecté à une classe.
Questions fréquentes
L’origine d’une demande et une étiquette désignent-elles la même chose ?
Non. L’origine indique le canal par lequel la demande est arrivée ; une étiquette indique les groupes auxquels la fiche appartient. Utilisez des noms cohérents pour un même canal afin d’interpréter correctement le rapport sur les origines.
Une tâche en retard clôture-t-elle automatiquement la demande ?
Non. Elle est en retard parce qu’elle est encore ouverte alors que sa date est passée. Le statut de décision de la demande est géré séparément.
Une demande peut-elle être convertie deux fois en fiche élève ?
Une seconde conversion de la même demande en fiche élève est bloquée. Poursuivez les démarches nécessaires depuis le lien vers la fiche élève existante.
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