Configuration et gestion
Comment importer des demandes depuis Excel dans Course ?
Dans Course, l’écran d’import des demandes lit un fichier Excel ou CSV pour créer des fiches de demande. Pour un fichier Excel, seule la première feuille est utilisée. Les en-têtes reconnus sont associés aux champs correspondants, puis les lignes à traiter apparaissent dans un aperçu.
Cet import concerne les demandes. Il ne crée pas en bloc les ventes, les mouvements de caisse, les échéances ou les anciens relevés de présence. Si vous quittez un autre système, délimitez les données contenues dans ce fichier : cette opération ne reprend pas l’ensemble de l’historique de votre établissement.
Sur cette page
Préparer le fichier et importer les lignes
Téléchargez le modèle.
Récupérez le modèle de demandes depuis l’écran d’import. Placez les données sur la première feuille et les en-têtes de champs sur la première ligne.
Renseignez les champs obligatoires.
Vérifiez le nom complet, le téléphone, l’origine et le nom de l’établissement. Celui-ci doit déjà être défini dans Course ; un nom vide, inconnu ou correspondant à plusieurs établissements produit une erreur.
Vérifiez la correspondance des colonnes et l’aperçu.
Après avoir sélectionné le fichier, examinez à quel champ chaque colonne est associée. Les en-têtes inconnus ou répétés pour un champ déjà associé peuvent être ignorés. Contrôlez cette correspondance avant de lancer l’import.
Comparez le résultat aux lignes du fichier.
Après l’import, examinez séparément les lignes créées, ignorées et en erreur. Corrigez la cause indiquée pour chaque erreur ; ne comptez pas une ligne ignorée comme une nouvelle demande.
Quelles règles s’appliquent au traitement du fichier ?
Conservez les numéros de téléphone et d’identité sous forme de texte dans le fichier. L’import lit le texte affiché dans les cellules : il ne peut pas récupérer des chiffres déjà perdus ni réparer un numéro altéré dans le fichier.
| Règle | Effet |
|---|---|
| Première feuille | Les lignes des autres feuilles ne sont pas lues lors de cet import. |
| Limite de 5 000 lignes | L’aperçu traite les 5 000 premières lignes de données non vides et signale celles qui dépassent cette limite. |
| Correspondance des en-têtes | Les en-têtes reconnus sont automatiquement associés aux champs correspondants. |
| Contrôle du téléphone | Le numéro est normalisé au format national turc ; un numéro invalide est rejeté. |
| Numéro d’identité | S’il est renseigné, son format à 11 chiffres est contrôlé. Il ne s’agit pas d’une vérification officielle de l’identité. |
Comment les demandes en double sont-elles traitées ?
Lors de l’import, Course normalise chaque numéro de téléphone et le compare aux demandes existantes ainsi qu’aux lignes précédemment traitées dans le même import. Une ligne dont le numéro correspond à un numéro déjà présent est ignorée ; les informations du fichier ne mettent pas à jour la demande existante.
N’utilisez donc pas cet import pour modifier des fiches en masse. Pendant la préparation du fichier, vérifiez si les lignes partageant un numéro concernent réellement la même personne. Retrouvez la fiche associée à une ligne ignorée et effectuez les corrections nécessaires dans cette fiche.
Pourquoi l’aperçu peut-il différer du résultat final ?
L’aperçu dans le navigateur contrôle le format du fichier, les champs obligatoires et les doublons dans le fichier. L’import effectif vérifie également les établissements et les demandes déjà enregistrés. Une ligne indiquée comme prête dans l’aperçu peut donc être ignorée ou produire une erreur lors de l’import.
Fiez-vous aux statuts créée, ignorée et en erreur affichés dans le résultat. Le simple fait d’avoir ouvert le fichier ne prouve pas que toutes ses lignes ont été importées. Si vous divisez un grand fichier, revérifiez pour chaque partie la première feuille et la limite de lignes. Corrigez les lignes en erreur au lieu de réimporter celles qui ont déjà été créées.
Les étiquettes sont associées par leur nom. Un nom inconnu ou correspondant à plusieurs étiquettes peut être écarté ; l’import ne crée pas automatiquement de nouvelles étiquettes. Vérifiez les étiquettes attribuées après l’opération. L’adresse e-mail et la formation souhaitée sont ajoutées à la note de la demande.
Questions fréquentes
Toutes les feuilles d’un fichier Excel sont-elles importées ?
Non. Seule la première feuille est lue. Les données des autres feuilles doivent être préparées séparément.
L’import met-il à jour une demande si son numéro de téléphone existe déjà ?
Non. La ligne dont le numéro correspond à un numéro déjà présent est ignorée. Cet import sert à créer de nouvelles demandes.
Une ligne indiquée comme prête dans l’aperçu sera-t-elle forcément créée ?
Non. L’aperçu ne prend pas la décision finale. L’import effectif vérifie les établissements et les demandes existantes ; contrôlez le résultat dans le rapport d’import.
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