Inscription, ventes et finances
Comment suivre les annulations d’inscription et les remboursements dans Course ?
Dans Course, l’annulation d’une inscription commence par une demande liée à une vente, puis fait l’objet d’une décision. L’écran d’examen indique le montant net de la vente, la somme comptabilisée comme encaissée, les paiements en attente et les méthodes de calcul applicables. Ouvrir une demande ne revient pas à approuver l’annulation.
Une annulation approuvée agit sur les enregistrements financiers, l’état de la vente et de l’élève, ainsi que sur les inscriptions actives aux classes. Avant de décider, examinez le calcul et tous les enregistrements concernés. Cette page décrit le fonctionnement du logiciel ; les paramètres de l’établissement ne déterminent pas les droits légaux au remboursement.
Sur cette page
Examiner la demande avant de prendre une décision
Ouvrez la demande liée à la vente.
Vérifiez qu’elle concerne la bonne vente et le bon élève. Consignez le motif réel de la demande et vérifiez si une autre demande est déjà en attente pour cette vente.
Lisez le calcul à jour.
Vérifiez le montant net de la vente, la somme comptabilisée comme encaissée et le solde impayé. Consultez l’aperçu pour savoir quelles méthodes sont applicables et pourquoi une méthode éventuelle est indisponible.
Choisissez la méthode et le compte de caisse.
Sélectionnez une méthode applicable dans l’écran d’examen. Si vous utilisez la méthode manuelle, vérifiez le montant saisi comme acquis à l’établissement et le remboursement ou l’encaissement complémentaire qui en résulte. Choisissez le compte de caisse requis pour le mouvement prévu par la politique applicable.
Enregistrez la décision et vérifiez ses effets.
Approuvez ou rejetez la demande si vous disposez des autorisations nécessaires. Vérifiez ensuite l’état de la décision, les éventuels mouvements de caisse, les échéances de la vente et les inscriptions de l’élève aux classes.
Toutes les méthodes de calcul sont-elles utilisables pour chaque vente ?
L’écran d’examen propose des méthodes fondées sur les jours, sur la période de remboursement et sur un montant manuel. Une méthode fondée sur les séances y figure aussi, mais elle est actuellement indisponible : Course ne fournit pas encore le nombre total de séances planifiées nécessaire à ce calcul. Vérifiez dans l’aperçu la disponibilité de chaque méthode et la raison indiquée.
Le remboursement calculé est limité par les montants comptabilisés comme encaissés et par les sommes que le système considère remboursables selon la politique de l’établissement. La saisie d’un acompte dans la vente ne crée pas à elle seule un mouvement de caisse : ne supposez pas que cet acompte est une somme disponible à rembourser. Fiez-vous au résultat affiché dans l’aperçu actuel.
Quels enregistrements changent après l’approbation ?
Un mouvement de caisse enregistré dans Course ne signifie pas que le logiciel a automatiquement envoyé de l’argent par la banque. Rapprochez l’écriture du remboursement ou de l’encaissement réellement effectué. Si l’élève a d’autres ventes de formation, examinez avant l’approbation les conséquences sur son état et sur toutes ses inscriptions actives aux classes.
| Enregistrement | Effet de la procédure actuelle |
|---|---|
| Compte de caisse | Un remboursement est enregistré comme une sortie ; un encaissement complémentaire est enregistré comme une entrée si la politique prévoit ce paiement. |
| Échéances ouvertes | Le solde impayé de chaque échéance non entièrement réglée est retiré du suivi actif. |
| Vente | L’état du contrat devient « annulé » et l’état interne de la vente devient « remboursé » ; cela ne prouve pas qu’un virement a été effectué. |
| Élève | Un état d’annulation est enregistré et l’élève est marqué comme inactif. |
| Inscriptions aux classes | Une date de sortie est attribuée aux inscriptions actives ; les enregistrements historiques sont conservés. |
Que se passe-t-il si les données changent pendant l’attente de la décision ?
Au moment de décider, Course vérifie à nouveau le montant de la vente et les encaissements. Si l’un de ces montants a changé depuis l’ouverture de la demande, le système empêche une décision fondée sur les anciens chiffres. Lisez le message d’erreur, puis réexaminez les enregistrements actuels et l’aperçu du calcul avant de poursuivre.
Le rejet d’une demande exige un motif et ne crée aucun mouvement d’argent. Si l’établissement exige qu’une autre personne prenne la décision, l’auteur de la demande ne peut pas statuer sur celle-ci. Les autorisations et les règles de décision sont vérifiées indépendamment du montant calculé.
Questions fréquentes
L’ouverture d’une demande d’annulation déclenche-t-elle un remboursement ?
Non. La seule ouverture de la demande ne déclenche aucun remboursement. Les écritures financières dépendent du résultat de l’approbation ; tout paiement réellement effectué doit être vérifié séparément.
Une échéance partiellement réglée est-elle entièrement effacée ?
Non. Les sommes déjà encaissées restent dans l’historique de caisse. L’annulation retire du suivi le solde impayé et calcule séparément tout remboursement éventuel.
Les méthodes fondées sur les jours et sur les séances sont-elles toutes deux utilisables ?
La méthode fondée sur les jours est disponible dans la procédure actuelle. Celle fondée sur les séances ne l’est pas encore, car le nombre total de séances planifiées nécessaire au calcul manque. Vérifiez l’aperçu avant de choisir.
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