Demandes et échanges
Comment réattribuer une demande à un autre conseiller dans Course ?
Dans Course, vous pouvez modifier le conseiller chargé d’une demande sur sa fiche. Les tâches liées à cette demande ont chacune leur propre responsable. Changer le conseiller de la demande ne réattribue donc pas, à lui seul, toutes les tâches ouvertes à la nouvelle personne.
Pour mener à bien la transmission, modifiez le conseiller sur la fiche, déterminez qui prendra en charge les tâches en cours et vérifiez que le nouveau conseiller peut consulter les dossiers existants. Il n’est pas nécessaire de recopier l’historique des échanges ni de créer une deuxième demande.
Sur cette page
Où retrouver les informations utiles à la transmission ?
Selon la répartition du travail dans votre établissement, ces champs peuvent désigner la même personne ou des personnes différentes. Si les noms diffèrent, précisez d’abord qui est chargé de chaque action avant de considérer cet écart comme une erreur.
| Information | Où la vérifier |
|---|---|
| Conseiller de la demande | Dans les champs modifiables de la demande. |
| Responsable d’une tâche ouverte | Dans le champ d’attribution de la tâche concernée. |
| Échanges antérieurs | Dans les notes, les interactions et l’historique des activités de la demande. |
| Offre | Dans l’offre liée à la demande et ses informations de responsable. |
| Conversation WhatsApp | Dans le conseiller attribué à la conversation dans la boîte de réception. |
| Droit de consulter les données | Dans le rôle de l’utilisateur et son périmètre d’accès aux données. |
Transmettre la demande étape par étape
Examinez la situation actuelle.
Vérifiez l’étape de décision de la demande, les tâches ouvertes, les échanges récents et les offres en cours. Dans la note de transmission, consignez uniquement les informations que les dossiers permettent de confirmer.
Modifiez le conseiller de la demande.
Ouvrez la fiche en modification et sélectionnez le nouveau conseiller. Au moment d’enregistrer, vérifiez aussi les coordonnées de la personne, l’établissement, l’origine de la demande, les étiquettes et les autres informations de contact.
Vérifiez les responsables des tâches.
Pour chaque tâche ouverte que le nouveau conseiller doit prendre en charge, modifiez son responsable dans la tâche concernée. Un changement d’attribution ne justifie pas, à lui seul, de modifier l’échéance ni de marquer la tâche comme terminée.
Contrôlez les échanges liés.
Si la demande est liée à une conversation WhatsApp, vérifiez séparément le conseiller attribué à cette conversation. Assurez-vous que le nouvel utilisateur peut ouvrir la demande et les dossiers liés dont il a besoin avec ses propres droits d’accès.
Quelles informations vérifiées inscrire dans la note de transmission ?
Indiquez où en est la demande de formation, où retrouver une offre déjà présentée et quelles actions restent à effectuer. Si la personne n’a pas encore répondu, dites clairement que sa décision reste inconnue. Ne lui attribuez pas un choix qu’elle n’a pas exprimé et n’ajoutez pas de conditions de paiement qui ne lui ont pas été communiquées.
Ne clôturez pas les tâches précédentes au seul motif qu’un nouveau conseiller a été attribué. Une action non effectuée doit rester ouverte ; si elle a été réalisée, son résultat réel doit figurer dans son enregistrement de clôture. Le changement de responsable ne donnera ainsi pas l’impression qu’une action a déjà eu lieu.
Le changement de conseiller modifie-t-il l’accès à un établissement ?
Le conseiller attribué, l’établissement et le périmètre d’accès aux données sont des informations distinctes. Attribuer une demande à un utilisateur ne doit pas être interprété comme une extension des actions autorisées par son rôle. Si l’établissement doit également changer, examinez cette modification séparément.
Si la demande n’apparaît pas après sa réattribution, vérifiez d’abord les filtres actifs et l’établissement sélectionné. Examinez ensuite le rôle de l’utilisateur et son périmètre d’accès aux données. Définissez le périmètre nécessaire sans accorder l’accès à tous les établissements lorsque cela n’est pas requis pour consulter la demande.
Questions fréquentes
Faut-il créer une nouvelle demande pour changer de conseiller ?
Non. Vous pouvez modifier le conseiller sur la demande existante. En créer une autre risquerait de répartir l’historique des échanges et des tâches entre deux dossiers.
Le changement de conseiller termine-t-il les tâches ?
Non. L’attribution, l’échéance et l’état d’achèvement sont des informations distinctes. Ne terminez une tâche que lorsque l’action a réellement été effectuée.
Le conseiller de la conversation WhatsApp change-t-il automatiquement ?
Le conseiller de la conversation est enregistré dans un dossier distinct. Vérifiez son attribution dans la boîte de réception au lieu de supposer que la modification de la demande change aussi la conversation.
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