Comment inscrire un élève ou renouveler son inscription dans Course ?

Passer d’une demande à une première fiche élève

1. 01

   Vérifiez les données de la demande.

   Contrôlez le nom, le numéro de téléphone, l’établissement, le conseiller, les étiquettes et les contacts supplémentaires. La conversion reprend ces données dans la fiche élève ; les corriger d’abord dans la demande facilite le suivi.

2. 02

   Convertissez la demande en fiche élève.

   Utilisez l’action de conversion de la demande, puis ouvrez le lien vers la fiche élève créée pour en vérifier les données. Ne choisissez de terminer les tâches ouvertes que pour les actions qui doivent réellement être clôturées.

3. 03

   Créez la vente de la formation.

   Associez les produits, les quantités, les prix et les conditions de paiement au bon élève. Une nouvelle vente attend l’approbation de la direction ; vérifiez la fiche et son statut d’approbation.

4. 04

   Placez l’élève dans une classe.

   Ouvrez la classe concernée depuis le lien de placement proposé après la vente ou depuis la vue des formations. Ajoutez l’élève comme membre de la classe et vérifiez que ce placement correspond à l’emploi du temps des cours.

Où retrouver chaque information liée à l’inscription ?

Terminer une étape ne prouve pas que les autres enregistrements ont aussi été créés. Ouvrez la fiche correspondante pour les vérifier. En particulier, la présence d’un nom dans la liste des élèves ne suffit pas à établir qu’un paiement a été encaissé ou qu’une place en classe a été attribuée.

Enregistrer une nouvelle formation pour un élève existant

Retrouvez l’élève dans sa fiche existante et associez-lui la nouvelle vente. En conservant les nouveaux produits de formation et leur plan de paiement dans une vente distincte, vous évitez de confondre les conditions de l’ancienne vente avec celles de la nouvelle période.

Une nouvelle vente ne modifie pas automatiquement l’appartenance à la classe précédente. Si le groupe de formation change, déterminez si cette appartenance doit se poursuivre. Au besoin, enregistrez la sortie de l’ancienne classe et l’entrée dans la nouvelle depuis la vue des formations. Ne réécrivez pas les anciennes présences pour la nouvelle période.

Quels contrôles financiers effectuer après la vente ?

L’acompte indiqué dans la vente influe sur le solde réparti entre les échéances du plan de paiement. Renseigner ce champ ne crée pas, à lui seul, une entrée d’argent dans un compte de caisse. Vérifiez les sommes réellement reçues dans les enregistrements d’encaissement et les mouvements de caisse correspondants.

Une vente approuvée est verrouillée contre les modifications. Même si l’approbation est révoquée, un recalcul du prix est bloqué lorsqu’une échéance a déjà été encaissée, en partie ou en totalité. Pour une nouvelle formation, créez une vente distincte au lieu de modifier une ancienne vente sur laquelle des paiements ont déjà été reçus.