Matrícula, ventas y finanzas
¿Cómo gestionar la matrícula y la renovación de un alumno en Course?
En Course, la solicitud, la ficha de alumno, la venta y la pertenencia a una clase son registros distintos. La solicitud recoge la formación solicitada; la ficha identifica a la persona; la venta contiene los productos contratados y el plan de pagos; y la pertenencia a una clase registra su participación en un grupo formativo.
Tanto en la primera matrícula como al contratar otra formación, conviene vincular correctamente estos registros. Puede añadir una nueva venta a la ficha de un alumno existente sin volver a convertir una solicitud de esa misma persona en ficha de alumno.
En esta página
Pase de la solicitud a la primera ficha de alumno
Compruebe los datos de la solicitud.
Revise el nombre, el teléfono, el centro, el asesor, las etiquetas y los contactos adicionales. La conversión traslada estos datos a la ficha de alumno; corregirlos primero en la solicitud facilita la revisión posterior.
Convierta la solicitud en ficha de alumno.
Utilice la acción de conversión de la solicitud. Abra el enlace a la ficha creada y compruebe sus datos. Valore la opción de completar las tareas abiertas solo para las actividades que deban cerrarse de verdad.
Registre la venta de la formación.
Vincule los productos, las cantidades, los precios y las condiciones de pago al alumno correcto. Una venta nueva queda pendiente de aprobación por la dirección; revise el registro junto con su estado de aprobación.
Asigne el alumno a una clase.
Abra la clase correspondiente desde el enlace de asignación que se ofrece tras la venta o desde el área formativa. Añada la pertenencia del alumno a la clase y compruebe su compatibilidad con el horario de las clases.
Dónde se encuentra cada dato del proceso de matrícula
Completar una pantalla no demuestra que se hayan creado los demás registros. Abra cada registro vinculado para comprobarlo. En particular, no deduzca el estado de los pagos ni la asignación a una clase solo porque el nombre aparezca en la lista de alumnos.
| Registro | Información que contiene |
|---|---|
| Solicitud | Petición inicial, origen, asesor, interacciones y tareas. |
| Ficha de alumno | Datos de la persona y registros vinculados. |
| Venta | Productos, precios en el momento de la venta, descuentos y aprobación. |
| Plan de cuotas | Vencimientos, importes por cobrar e información de pago. |
| Pertenencia a una clase | Fechas de incorporación y salida del alumno de una clase. |
Registre una nueva formación para un alumno existente
Busque la ficha del alumno existente y vincule a ella la nueva venta. Mantener los nuevos productos formativos y su plan de pagos en una venta separada evita confundir las condiciones de la venta anterior con las del nuevo período.
Una nueva venta no modifica automáticamente la pertenencia anterior a una clase. Si cambia el grupo formativo, decida si debe continuar la pertenencia previa y registre, cuando corresponda, la salida y la nueva incorporación desde el área formativa. No reescriba la asistencia histórica para el nuevo período.
Qué comprobaciones financieras siguen a la venta
El importe del pago inicial indicado en la venta influye en el saldo distribuido en su plan de cuotas. Rellenar ese campo no registra, por sí solo, la entrada de dinero en una caja. Compruebe los pagos efectivamente recibidos en los registros de cobros y de caja correspondientes.
Una venta aprobada queda bloqueada para su edición. Aunque se revoque la aprobación, no se permite volver a calcular el precio si alguna cuota se ha cobrado parcial o totalmente. Para una nueva formación, utilice su propia venta en lugar de modificar una venta anterior con pagos ya cobrados.
Preguntas frecuentes
¿Puedo convertir una misma solicitud en ficha de alumno por segunda vez?
No. La segunda conversión se impide cuando la solicitud ya está vinculada a una ficha de alumno. Continúe las gestiones desde la ficha existente.
¿Una nueva venta asigna automáticamente el alumno a una clase?
No. Tras la venta se ofrece una vía para continuar con la asignación, pero la pertenencia a una clase se crea por separado.
¿Hay que cambiar el plan de pagos anterior para renovar la formación?
Puede registrar la nueva formación como una venta separada del alumno existente. No cambie el historial de cobros de la venta anterior para reflejar las condiciones de la nueva formación.
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