Matrículas, ventas y finanzas
¿Cómo hacer seguimiento de las cancelaciones de matrícula y devoluciones en Course?
En Course, la cancelación de una matrícula comienza con una solicitud vinculada a una venta y continúa con una decisión. La pantalla de revisión muestra el importe neto de la venta, el importe contabilizado como cobrado, los pagos pendientes y los métodos de cálculo aplicables. Presentar una solicitud no equivale a aprobar la cancelación.
Una cancelación aprobada afecta a los registros financieros, al estado de la venta y del alumno, y a sus inscripciones activas en clases. Antes de decidir, revise tanto el cálculo como los registros que cambiarán. Esta página describe el funcionamiento del programa; la configuración del centro no determina los derechos legales de devolución.
En esta página
Revise la solicitud antes de tomar una decisión
Abra la solicitud vinculada a la venta.
Compruebe que la venta y el alumno sean los correctos. Registre el motivo real de la solicitud y verifique si ya existe otra solicitud pendiente para la misma venta.
Consulte el cálculo actualizado.
Revise el importe neto de la venta, el importe contabilizado como cobrado y el saldo pendiente. Compruebe en la vista previa qué métodos de cálculo se pueden aplicar y por qué alguno no está disponible.
Seleccione el método y la cuenta de caja.
Elija un método aplicable en la pantalla de revisión. Si utiliza el método manual, compruebe el importe indicado como devengado y la devolución o el cobro adicional resultante. Seleccione la cuenta de caja necesaria para registrar el movimiento que corresponda según la política del centro.
Registre la decisión y compruebe sus efectos.
Apruebe o rechace la solicitud si dispone de los permisos necesarios. Después, revise el estado de la decisión, cualquier movimiento de caja, las cuotas de la venta y las inscripciones del alumno en clases.
¿Están disponibles todos los métodos de cálculo?
La pantalla de revisión ofrece métodos basados en días, en el plazo de devolución y en un importe manual. También muestra un método basado en sesiones, pero este no se puede utilizar actualmente: Course aún no proporciona el número total de sesiones planificadas que exige ese cálculo. Consulte en la vista previa la disponibilidad y el motivo indicado para cada método.
La devolución calculada está limitada por los importes contabilizados como cobrados y por el dinero que el sistema considera susceptible de devolución según la política del centro. Indicar un anticipo en la venta no registra, por sí solo, una entrada de dinero en caja. No trate ese dato automáticamente como efectivo disponible para devolver; consulte el resultado que muestra la vista previa actual.
¿Qué registros cambian al aprobar la cancelación?
Registrar un movimiento de caja en Course no significa que el programa haya enviado dinero automáticamente a través de un banco. Concilie el registro con cualquier devolución o cobro efectuado realmente. Si el alumno tiene otras ventas de formación, examine antes de aprobar el efecto sobre su estado y sobre todas sus inscripciones activas en clases.
| Registro | Efecto del flujo actual |
|---|---|
| Cuenta de caja | Una devolución se registra como salida; si la política exige cobrar un importe adicional, este se registra como entrada. |
| Cuotas abiertas | Se retira del seguimiento activo el saldo sin cobrar de cada cuota que no esté pagada por completo. |
| Venta | El estado del contrato pasa a cancelado y el estado interno de la venta, a devuelto. Esto no acredita una transferencia de dinero. |
| Alumno | Se registra el estado de cancelación y el alumno pasa a inactivo. |
| Inscripciones en clases | Las inscripciones activas reciben una fecha de salida; se conservan los registros históricos. |
¿Qué ocurre si cambian los datos mientras la solicitud está pendiente?
Al tomar la decisión, Course comprueba de nuevo el importe de la venta y los cobros. Si alguno ha cambiado desde que se presentó la solicitud, el sistema impide decidir con las cifras anteriores. Lea el error y vuelva a revisar los registros actuales y la vista previa del cálculo antes de continuar.
Rechazar una solicitud exige indicar un motivo y no genera un movimiento de dinero. Si el centro requiere que decida otra persona, quien presentó la solicitud no puede resolverla. Los permisos y las reglas de decisión se comprueban por separado del importe calculado.
Preguntas frecuentes
¿Se devuelve dinero al presentar una solicitud de cancelación?
No. La solicitud por sí sola no genera una devolución. Los registros financieros dependen del resultado de la aprobación, y cualquier pago efectuado realmente debe verificarse por separado.
¿Se borra todo el importe de una cuota parcialmente pagada?
No. Los importes ya cobrados permanecen en el historial de caja. La cancelación retira del seguimiento el saldo sin cobrar y calcula por separado una posible devolución.
¿Se pueden usar los métodos por días y por sesiones?
El método basado en días está disponible en el flujo actual. El basado en sesiones aún no lo está, porque falta el número total de sesiones planificadas necesario para calcularlo. Consulte la vista previa antes de decidir.
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