Solicitudes y comunicación
¿Cómo hacer seguimiento de las solicitudes de cursos?
En Course, una solicitud reúne los datos de contacto de la persona interesada en una formación, el centro educativo al que corresponde, su origen y el asesor responsable. Desde el detalle de la solicitud también se pueden consultar las tareas, las ofertas y el historial de actividad. Así, las gestiones anteriores a la decisión de inscripción quedan vinculadas a la misma persona.
El estado de la solicitud, una interacción que ya tuvo lugar y una tarea prevista para más adelante registran hechos distintos. Para mantener un seguimiento claro, actualice cada uno sin utilizarlo como sustituto de los demás.
En esta página
¿Qué indica cada campo de una solicitud?
Al crear o modificar una solicitud, compruebe tanto los datos de la persona como el centro educativo al que pertenece. Asignar un asesor no cambia el centro asociado.
| Campo | Función en el seguimiento |
|---|---|
| Origen | Indica el canal por el que llegó la solicitud y permite agruparla en el informe de orígenes. |
| Centro educativo | Identifica el centro con el que está relacionada la solicitud. |
| Asesor | Muestra qué usuario es responsable de la solicitud. |
| Estado | Muestra la fase actual de evaluación de la solicitud. |
| Etiquetas | Agrupan los registros mediante denominaciones compartidas. |
| Datos de contacto | Conservan el nombre, el teléfono y otros contactos de la persona en el registro. |
Cómo seguir una solicitud paso a paso
Busque el registro existente.
Busque a la persona en la lista de solicitudes. Acote los resultados por origen, asesor, estado y fecha. Si el registro no aparece, revise también los filtros activos.
Registre el resultado del contacto.
Una llamada telefónica, una reunión presencial y una nota son tipos de registro distintos. En una llamada, distinga entre una conversación mantenida y un intento sin respuesta; no atribuya a una conversación contenido que no se trató.
Planifique la siguiente acción.
En el detalle de la solicitud, indique el tipo de tarea, el título, la fecha y la persona responsable. Fijar una fecha no completa la tarea: una vez realizada la acción, utilice el flujo de finalización.
Registre la decisión sobre la inscripción.
Actualice el estado de la solicitud según el resultado real. Si corresponde convertirla en un registro de alumno, utilice la acción de conversión y compruebe el vínculo con el registro creado.
Consulte el historial de interacciones junto con las tareas abiertas
Una interacción documenta lo que ya se hizo; una tarea indica lo que queda por hacer. En la pantalla de llamadas, las conversaciones completadas y las tareas de llamada pendientes aparecen en vistas separadas. Una tarea abierta cuya fecha ya pasó se muestra como vencida; esto no significa que la persona interesada haya respondido negativamente.
Al completar una tarea se pueden actualizar el resultado de la interacción, el estado de la solicitud y las etiquetas. La obligación de crear una tarea posterior depende de la configuración del espacio de trabajo. El resultado de la solicitud y la existencia de otras tareas abiertas también pueden influir en este flujo.
¿Qué ocurre al convertir una solicitud en un registro de alumno?
La conversión vincula la solicitud a un registro de alumno. Los datos de contacto, el centro educativo, el asesor y las etiquetas se trasladan a ese registro. Que las tareas abiertas se completen depende de la opción elegida durante la conversión; no dé por cerrado todo el seguimiento solo porque se haya creado el registro de alumno.
El registro de alumno, la venta de una formación, el plan de pagos y la asignación a una clase son operaciones distintas. El vínculo con el alumno, por sí solo, no demuestra que se haya cobrado un importe ni que se le haya asignado una clase.
Preguntas frecuentes
¿Son lo mismo el origen de una solicitud y una etiqueta?
No. El origen identifica el canal por el que llegó la solicitud; una etiqueta indica los grupos a los que pertenece el registro. Use nombres coherentes para un mismo canal si quiere interpretar correctamente el informe de orígenes.
¿Una tarea vencida cierra automáticamente la solicitud?
No. Vencida significa que la tarea sigue abierta y que su fecha ya pasó. El estado de decisión de la solicitud se gestiona por separado.
¿Se puede convertir dos veces la misma solicitud en un registro de alumno?
Se impide una segunda conversión de la misma solicitud en alumno. Continúe las gestiones necesarias desde el vínculo con el registro de alumno existente.
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