Matrículas, ventas y finanzas
¿Cómo revisar las aprobaciones de ventas y los descuentos en Course?
En Course, cada venta nueva queda pendiente de aprobación por parte de la administración. En la pantalla de Aprobaciones de ventas puede consultar por separado las ventas pendientes, aprobadas y rechazadas. Una venta aprobada queda bloqueada para su edición.
Los cambios de precio y los descuentos forman parte de la revisión, pero la aprobación no se limita a las ventas con descuentos elevados. La aprobación determina si la venta se incluye en las estadísticas de ingresos aprobados; no indica que se haya cobrado dinero.
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Interprete correctamente los estados de aprobación
La aprobación de la venta, el estado del contrato y los cobros son datos distintos. Que una venta esté aprobada no demuestra que se hayan pagado las cuotas ni que haya entrado dinero en caja.
| Estado o acción | Efecto |
|---|---|
| Pendiente de aprobación | La venta espera una decisión de la administración y no se incluye en las estadísticas de ingresos aprobados. |
| Aprobada | La venta se incluye en las estadísticas de ingresos aprobados y queda bloqueada para su edición. |
| Rechazada | Se registra el motivo y la venta puede volver a examinarse después de las correcciones necesarias. |
| Aprobación revocada | La venta vuelve al estado pendiente con un motivo registrado y deja de contar como ingreso aprobado hasta que se apruebe de nuevo. |
Revise una venta pendiente y registre la decisión
Abra la venta correcta.
Compruebe los datos del alumno, el centro y la venta. Un mismo alumno puede tener varias ventas asociadas; confirme a cuál corresponde la decisión.
Revise cómo se calcula el precio.
Examine las cantidades y los precios unitarios de los productos, los descuentos por línea, el descuento general, cualquier ajuste del importe y, si se aplica, el redondeo. No deduzca el importe neto final de un solo porcentaje de descuento.
Compruebe las condiciones de pago.
Valore conjuntamente la entrada inicial, el número de cuotas, la primera fecha de vencimiento y el plan resultante. Estos datos describen las condiciones previstas; consulte los registros de cobro para saber si se ha recibido dinero.
Registre la decisión y su motivo.
Si tiene el permiso correspondiente, apruebe o rechace la venta. Para rechazarla es obligatorio indicar un motivo. Después, compruebe el estado actualizado y los registros de seguimiento de la solicitud vinculada.
¿Cómo continúa el seguimiento tras un rechazo?
La decisión queda registrada con el usuario, la fecha y hora, y la nota. Se añade una nota de la decisión a la solicitud vinculada; si la venta se rechaza, puede crearse una tarea de corrección para su asesor. Consulte estos registros para saber qué condiciones deben revisarse.
Si se modifica el precio de la venta, esta vuelve a quedar pendiente de aprobación. Compruebe si se ha resuelto realmente el motivo del rechazo anterior. Aunque se haya corregido el importe de una línea, un error en el plan de pagos puede exigir otra revisión.
¿Qué permite hacer la revocación de una aprobación?
Revocar una aprobación requiere un permiso específico y un motivo. La venta vuelve al estado pendiente, pero no se eliminan las cuotas ni los cobros existentes. Tener permiso para aprobar ventas no implica tener permiso para revocar su aprobación.
Incluso después de revocar la aprobación, Course impide modificar el precio de una venta con cobros parciales o completos registrados. Por ello, no interprete la revocación como autorización para hacer cualquier cambio. Consulte los registros financieros correspondientes para entender el efecto de los pagos ya recibidos.
Preguntas frecuentes
¿Una venta sin descuento también necesita aprobación?
Sí. En el flujo actual de Course, cada venta nueva queda pendiente de aprobación por parte de la administración.
¿Rechazar una venta devuelve el dinero ya cobrado?
No. Aprobar o rechazar una venta no modifica sus cuotas ni sus cobros. La cancelación y, cuando corresponda, el reembolso siguen un proceso diferente.
¿Siempre se puede editar una venta tras revocar su aprobación?
No. Aunque desaparece el bloqueo por aprobación, sigue vigente la restricción que impide modificar el precio de una venta con cobros registrados.
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