Inscription, ventes et finances
Comment approuver les ventes et contrôler les remises dans Course ?
Dans Course, chaque nouvelle vente attend une approbation de la direction. L’écran d’approbation des ventes permet de consulter séparément les ventes en attente, approuvées et refusées. Une vente approuvée est verrouillée contre les modifications.
Les changements de prix et les remises font partie de l’examen ; l’approbation ne concerne pas uniquement les ventes assorties d’une remise élevée. Elle détermine si la vente entre dans les statistiques des revenus approuvés, sans prouver qu’une somme a été encaissée.
Sur cette page
Comprendre les états d’approbation d’une vente
L’approbation de la vente, l’état du contrat et les encaissements sont des informations distinctes. Une vente approuvée ne signifie ni que les échéances ont été réglées, ni que de l’argent est entré en caisse.
| État ou action | Effet |
|---|---|
| En attente d’approbation | La vente attend une décision de la direction et n’entre pas dans les statistiques des revenus approuvés. |
| Approuvée | La vente entre dans les statistiques des revenus approuvés et est verrouillée contre les modifications. |
| Refusée | Le motif est enregistré ; la vente peut être réexaminée après les corrections nécessaires. |
| Approbation révoquée | Avec un motif enregistré, la vente repasse en attente et sort des revenus approuvés jusqu’à une nouvelle approbation. |
Examiner une vente en attente et prendre une décision
Ouvrez la bonne vente.
Vérifiez l’élève, l’établissement et les détails de la vente. Plusieurs ventes peuvent être liées au même élève : assurez-vous que la décision porte sur la bonne vente.
Reconstituez le calcul du prix.
Examinez les quantités et les prix unitaires des produits, les remises par ligne, la remise globale, tout ajustement du montant et, le cas échéant, l’arrondi. Ne déduisez pas le montant net final d’un seul taux de remise.
Vérifiez les conditions de paiement.
Examinez ensemble le champ d’acompte, le nombre d’échéances, la première date d’échéance et le plan obtenu. Ces données décrivent les conditions prévues ; consultez les encaissements pour savoir si de l’argent a réellement été reçu.
Enregistrez la décision et son motif.
Si vous disposez de l’autorisation requise, approuvez ou refusez la vente. Un refus exige un motif. Vérifiez ensuite l’état mis à jour et les enregistrements de suivi de la demande associée.
Comment poursuivre le suivi après un refus ?
La décision est enregistrée avec l’utilisateur, la date et une note. Une note de décision est ajoutée à la demande associée ; en cas de refus, une tâche de correction peut être créée pour le conseiller chargé de la vente. Consultez ces enregistrements pour déterminer quelles conditions doivent être revues.
Lorsque le prix d’une vente est revu, celle-ci repasse en attente d’approbation. Vérifiez que le motif du refus précédent a bien été traité. Même après la correction du montant d’une ligne, une erreur dans le plan de paiement peut justifier un nouvel examen.
Que permet la révocation d’une approbation ?
La révocation exige une autorisation distincte et un motif. Elle ramène la vente à l’état en attente, sans supprimer les échéances ni les encaissements existants. Le droit d’approuver une vente ne donne pas automatiquement celui de révoquer son approbation.
Même après la révocation, Course empêche de revoir le prix d’une vente ayant fait l’objet d’un encaissement partiel ou complet. La révocation n’autorise donc pas toutes les modifications. Consultez les enregistrements financiers associés pour comprendre l’effet des sommes déjà reçues.
Questions fréquentes
Une vente sans remise doit-elle aussi être approuvée ?
Oui. Dans le fonctionnement actuel de Course, chaque nouvelle vente attend une approbation de la direction.
Le refus d’une vente rembourse-t-il les sommes déjà encaissées ?
Non. L’approbation ou le refus d’une vente ne modifie ni ses échéances ni ses encaissements. L’annulation et un éventuel remboursement suivent une procédure distincte.
Une vente est-elle toujours modifiable après la révocation de son approbation ?
Non. Le verrou lié à l’approbation disparaît, mais l’interdiction de revoir le prix d’une vente pour laquelle un encaissement est enregistré reste en vigueur.
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