Configuration et administration
Quelles opérations l’assistant IA de Course prend-il en charge ?
L’assistant IA de Course utilise des outils précis du CRM pour consulter certains enregistrements et préparer un aperçu de certaines modifications. Il peut notamment retrouver une fiche élève et ses échéances à partir du numéro d’élève, rechercher des utilisateurs ou des demandes, compter les demandes créées aujourd’hui et lister les produits actifs.
Il ne remplace pas les fonctions d’administration de tous les écrans. Les modifications prises en charge se limitent à la création d’une demande, à la mise à jour de certains champs d’une demande, à la préparation d’une tâche de rendez-vous et à la création d’une vente. Une confirmation explicite, distincte de la demande initiale, est nécessaire avant d’exécuter la modification préparée.
Sur cette page
Que permettent les outils actuellement disponibles ?
Pour une demande, l’assistant peut mettre à jour le nom, le numéro de téléphone, l’origine, l’établissement et la note. Cela ne signifie pas qu’il puisse modifier tous les champs, les étiquettes ou le conseiller attribué.
| Opération | Portée |
|---|---|
| Consulter une fiche élève et ses échéances | Lit la fiche élève ainsi que les informations liées à ses ventes et échéances à partir du numéro d’élève. |
| Rechercher des utilisateurs ou des demandes | Recherche les enregistrements correspondant aux renseignements fournis sur la personne et peut afficher des liens vers les résultats. |
| Compter les demandes du jour | Compte les demandes créées aujourd’hui dans l’espace de travail, selon les limites du jour à Istanbul. |
| Lister les produits | Présente les produits actifs de l’espace de travail et les informations utilisées pour une vente. |
| Préparer ou mettre à jour une demande | Produit un aperçu des modifications portant sur les champs pris en charge. |
| Préparer un rendez-vous ou une vente | Prépare, pour confirmation, une tâche de rendez-vous ou une vente liée à une demande. |
Comment vérifier une opération proposée par l’assistant ?
Identifiez clairement l’enregistrement.
Utilisez des renseignements réels qui permettent de distinguer la personne : nom ou téléphone pour une demande, numéro d’élève pour une fiche élève. Si plusieurs résultats apparaissent, identifiez le bon dossier avant de demander une modification.
Lisez l’aperçu.
Vérifiez la personne concernée, l’établissement et les champs à modifier. Pour une vente, contrôlez le produit, le prix et l’échéancier ; pour un rendez-vous, la date, l’heure et la demande associée.
Confirmez ou annulez l’opération appropriée.
Utilisez le parcours de confirmation ou d’annulation proposé après l’aperçu. La préparation ne prouve pas qu’une modification a été effectuée ; une autre requête peut produire un nouvel aperçu.
Contrôlez l’enregistrement obtenu.
Examinez le résultat annoncé et, le cas échéant, le lien vers le CRM. Ouvrez la demande, la tâche ou la vente concernée pour confirmer la création ou la modification enregistrée. Une réponse d’erreur ne prouve pas la réussite de l’opération.
Comment fonctionnent les autorisations, l’expiration et les nouvelles tentatives ?
Les outils de l’assistant vérifient les autorisations correspondant aux opérations du panneau. Lors de la confirmation d’une modification, les droits d’écriture requis sont contrôlés de nouveau. Un aperçu est lié à la conversation et à l’utilisateur concernés. Dans le fonctionnement actuel, une opération en attente reste valable 15 minutes ; une opération expirée, annulée ou déjà exécutée ne peut pas être appliquée une seconde fois.
Les données sont consultées dans le périmètre de l’espace de travail. Il ne faut pas supposer que le paramètre de portée des données d’un rôle limite aussi toutes les recherches de l’assistant à un établissement ou à un conseiller. Le nombre de demandes créées aujourd’hui dépend de leur date de création : il peut différer d’un rapport fondé sur une date de demande saisie rétroactivement.
Quels résultats doivent être vérifiés séparément ?
Une vente créée par l’assistant suit toujours le processus normal d’approbation par la direction. Sa création n’encaisse pas de paiement et ne place pas l’élève dans une classe. La création d’un rendez-vous ajoute une tâche à la demande ; elle ne prouve ni que la personne a accepté le rendez-vous, ni qu’un message lui a été envoyé.
Le récapitulatif des paiements d’une fiche élève peut inclure l’acompte indiqué sur la vente dans son total payé. Le champ de l’acompte ne constitue pas à lui seul un mouvement de caisse : ce récapitulatif n’est donc pas une preuve d’encaissement bancaire ou en espèces. Les outils actuels ne permettent pas de corriger des examens, de créer des emplois du temps, de traiter des annulations ou des remboursements, ni d’enregistrer des encaissements de manière générale.
Questions fréquentes
L’assistant peut-il effectuer toutes les opérations du CRM ?
Non. Il prend uniquement en charge les recherches et les modifications avec aperçu définies par les outils disponibles.
Une vente créée par l’assistant est-elle approuvée automatiquement ?
Non. Une fois créée, elle attend l’approbation de la direction selon le processus de vente habituel de Course.
Pourquoi faut-il parfois préparer un nouvel aperçu ?
L’opération en attente peut avoir expiré, avoir été annulée ou avoir été remplacée par un aperçu plus récent. Vérifiez son contenu actuel avant de la confirmer.
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