Inscription, ventes et finances
Comment contrôler les comptes de caisse et les encaissements quotidiens dans Course ?
Dans Course, les comptes de caisse affichent le solde et l’historique des entrées et sorties d’argent enregistrées. Le détail d’un compte présente son solde, les entrées et sorties du jour et, pour chaque mouvement, la date, le type, le montant, le solde après l’opération, la description et l’utilisateur.
Pour contrôler la caisse chaque jour, ne considérez pas toute entrée d’argent comme un encaissement lié à une formation. Un transfert depuis un autre compte de caisse, un solde d’ouverture ou une entrée manuelle peuvent aussi modifier le solde, mais correspondent à des opérations différentes.
Sur cette page
Distinguer les mouvements de caisse selon leur type
Transférer la même somme d’un compte de caisse à un autre ne crée pas une nouvelle vente de formation. Si vous examinez plusieurs comptes ensemble, vérifiez les deux côtés du transfert.
| Type de mouvement | Signification pour le solde et le suivi |
|---|---|
| Encaissement | Entrée d’un paiement enregistré pour une échéance. |
| Dépense | Sortie liée au règlement d’une dépense. |
| Remboursement après annulation | Sortie liée à un remboursement dans le cadre d’une annulation approuvée. |
| Encaissement supplémentaire après annulation | Entrée enregistrée selon les conditions de paiement d’une annulation. |
| Transfert entre comptes | Sortie d’un compte de caisse et entrée sur un autre. |
| Entrée ou sortie manuelle | Mouvement d’argent distinct enregistré avec une description. |
| Solde d’ouverture ou reporté | Solde initial du compte ou reporté d’une période précédente. |
Contrôler chaque jour les mouvements de caisse
Ouvrez le bon compte.
Sélectionnez le compte concerné dans la liste des comptes de caisse. Vérifiez son nom, son type et son établissement ; le moyen de paiement et le compte qui reçoit l’argent sont deux données distinctes.
Examinez les entrées et sorties du jour.
Comparez les montants récapitulatifs avec les dates et les types des mouvements. Si la liste comporte plusieurs pages, ne supposez pas que la première contient toutes les opérations.
Vérifiez les encaissements à leur source.
Ouvrez l’historique des encaissements de l’échéance concernée dans la vue des paiements de l’élève ou de la vente. Rapprochez la date, le montant et le compte de caisse du mouvement correspondant.
Comparez avec le compte réel.
Comparez les mouvements enregistrés dans Course avec le décompte des espèces ou les relevés bancaires de votre établissement. En cas d’écart, recherchez l’opération en cause ; une entrée manuelle sans explication ne justifie pas cet écart.
Comment les encaissements partiels apparaissent-ils en caisse ?
Chaque paiement partiel enregistré pour une échéance crée son propre mouvement de caisse. La somme reçue est inscrite même si l’échéance n’est pas encore entièrement soldée. Un contrôle quotidien fondé uniquement sur les échéances réglées en totalité risque donc de manquer ces encaissements partiels.
Le total déjà payé sur une échéance et le montant d’un mouvement de caisse sont deux chiffres différents. Ne comptez pas à nouveau le montant intégral de l’échéance pour chaque paiement partiel. Consultez la date et le compte de chaque versement dans l’historique des encaissements.
Pourquoi distinguer les transferts des opérations manuelles ?
Un transfert enregistre deux mouvements liés entre comptes de caisse. Une entrée ou une sortie manuelle ajoute au contraire un mouvement distinct sur le compte choisi. Ces opérations nécessitent l’autorisation correspondante ; la description et l’utilisateur à l’origine du mouvement peuvent être consultés.
L’encaissement d’une échéance crée déjà une entrée en caisse. Ajouter une entrée manuelle pour le même paiement peut enregistrer deux fois la même somme. Le solde affiché dans Course résulte des opérations enregistrées : à lui seul, il ne constitue ni un solde bancaire actuel confirmé, ni un rapprochement bancaire automatique.
Questions fréquentes
Une échéance partiellement payée apparaît-elle en caisse ?
Oui. Chaque encaissement partiel enregistré crée son propre mouvement de caisse, sans attendre que l’échéance soit entièrement soldée.
Un transfert entre comptes est-il un nouveau revenu ?
Non. Il déplace de l’argent déjà présent entre deux comptes de caisse et ne doit pas être compté comme un encaissement de formation.
Faut-il ajouter une entrée manuelle après avoir enregistré un encaissement ?
Pas pour le même paiement. L’encaissement crée déjà un mouvement sur le compte de caisse choisi ; une entrée manuelle supplémentaire pourrait comptabiliser deux fois la même somme.
Voyez comment Course s’adapte à votre établissement
Explorez dans votre compte les fonctions décrites ici, ou échangez avec notre équipe sur les besoins de votre établissement.