Anmeldung, Verkauf und Finanzen
Wie prüfen Sie Kassenkonten und tägliche Zahlungseingänge in Course?
Die Kassenkonten in Course zeigen den Saldo und die Bewegungshistorie der erfassten Zu- und Abflüsse. In der Kontoansicht sehen Sie den Saldo, die heutigen Eingänge und Ausgänge sowie zu jeder Bewegung Datum, Art, Betrag, Saldo nach der Buchung, Beschreibung und Benutzer.
Bei der täglichen Kontrolle dürfen Sie nicht jeden Geldeingang als Zahlung für eine Ausbildung werten. Auch eine Umbuchung von einem anderen Kassenkonto, ein Anfangsbestand oder eine manuelle Buchung kann den Saldo verändern. Diese Vorgänge haben unterschiedliche Bedeutungen.
Auf dieser Seite
Kassenbewegungen nach Art einordnen
Wenn Geld von einem Kassenkonto auf ein anderes umgebucht wird, entsteht dadurch kein neuer Verkauf. Prüfen Sie bei einer gemeinsamen Auswertung der Konten beide Seiten der Umbuchung.
| Bewegungsart | Bedeutung für Saldo und Nachverfolgung |
|---|---|
| Zahlungseingang | Eingang einer für eine Rate erfassten Zahlung. |
| Ausgabe | Abfluss durch die Bezahlung einer Ausgabe. |
| Stornierungserstattung | Abfluss durch eine Erstattung nach genehmigter Stornierung. |
| Zusätzliche Stornierungszahlung | Eingang, der im Stornierungsablauf gemäß den Zahlungsbedingungen erfasst wird. |
| Umbuchung | Abfluss von einem und Eingang auf einem anderen Kassenkonto. |
| Manuelle Ein- oder Auszahlung | Gesondert erfasste Geldbewegung mit Beschreibung. |
| Anfangs- oder Übertragssaldo | Anfangsbestand oder übertragener Saldo des Kontos. |
Kassenbewegungen täglich prüfen
Das richtige Konto öffnen.
Wählen Sie das betreffende Konto aus der Liste der Kassenkonten. Prüfen Sie Name, Art und Einrichtung. Die Zahlungsart und das Kassenkonto, auf dem Geld eingeht, sind unterschiedliche Angaben.
Tägliche Zu- und Abflüsse ansehen.
Vergleichen Sie die Werte in der Übersicht mit Datum und Art der einzelnen Bewegungen. Wenn die Bewegungsliste mehrere Seiten hat, enthält die erste Seite nicht zwangsläufig alle Vorgänge.
Zahlungseingänge an ihrer Quelle prüfen.
Öffnen Sie die Zahlungshistorie der betreffenden Rate in der Zahlungsansicht des Schülers oder Verkaufs. Vergleichen Sie Datum, Betrag und Kassenkonto mit der zugehörigen Bewegung.
Mit dem tatsächlichen Bestand abgleichen.
Vergleichen Sie die in Course erfassten Bewegungen mit dem Kassenbestand oder den Bankunterlagen Ihrer Einrichtung. Gehen Sie einer Abweichung anhand des zugrunde liegenden Vorgangs nach. Eine manuelle Buchung ohne nachvollziehbare Begründung erklärt die Differenz nicht.
Wie erscheinen Teilzahlungen auf dem Kassenkonto?
Für jede auf eine Rate erfasste Teilzahlung entsteht eine eigene Kassenbewegung. Der eingegangene Betrag wird gebucht, auch wenn ein Teil der Rate noch offen ist. Eine Tageskontrolle, die nur vollständig bezahlte Raten berücksichtigt, kann daher Teilzahlungen übersehen.
Der insgesamt auf eine Rate gezahlte Betrag und der Betrag einer einzelnen Kassenbewegung sind unterschiedliche Werte. Zählen Sie nicht bei jeder Teilzahlung erneut den vollen Ratenbetrag. Datum und Kassenkonto der einzelnen Zahlungen finden Sie in der Zahlungshistorie.
Wann müssen Umbuchungen und manuelle Buchungen getrennt betrachtet werden?
Eine Umbuchung erfasst die zusammengehörigen Bewegungen zwischen zwei Kassenkonten. Eine manuelle Ein- oder Auszahlung fügt dagegen dem ausgewählten Konto eine eigene Bewegung hinzu. Für diese Vorgänge ist die jeweilige Berechtigung erforderlich. In der Bewegung können Sie die Beschreibung und den ausführenden Benutzer einsehen.
Die Erfassung einer Ratenzahlung erzeugt bereits einen Eingang auf dem Kassenkonto. Wenn Sie denselben Betrag zusätzlich manuell buchen, kann das Geld doppelt erfasst werden. Der in Course angezeigte Saldo ergibt sich aus den erfassten Vorgängen. Er ist für sich genommen weder ein von der Bank bestätigter aktueller Kontostand noch ein automatischer Bankabgleich.
Häufige Fragen
Erscheint eine nur teilweise bezahlte Rate auf dem Kassenkonto?
Ja. Jede erfasste Teilzahlung erzeugt eine eigene Kassenbewegung. Die Rate muss dafür noch nicht vollständig bezahlt sein.
Gilt eine Umbuchung als neue Einnahme?
Nein. Sie verschiebt vorhandenes Geld zwischen Kassenkonten und sollte nicht als Zahlung für eine Ausbildung gezählt werden.
Soll ich nach der Erfassung einer Zahlung zusätzlich manuell Geld einbuchen?
Nicht für denselben Betrag. Die Zahlungserfassung erzeugt bereits eine Bewegung auf dem ausgewählten Kassenkonto. Eine zusätzliche manuelle Buchung könnte das Geld doppelt erfassen.
Prüfen Sie Course anhand Ihrer Arbeitsabläufe
Sehen Sie sich die beschriebenen Funktionen in Ihrem Konto an oder besprechen Sie die Anforderungen Ihrer Einrichtung mit unserem Team.