Einschreibung, Verkauf und Finanzen
Wie erfassen Sie eine Schülereinschreibung und eine weitere Kursbuchung in Course?
In Course sind Anfrage, Schülerdatensatz, Verkauf und Klassenzugehörigkeit eigenständige Datensätze. Die Anfrage hält den Bildungswunsch fest, der Schülerdatensatz die Angaben zur Person, der Verkauf die gebuchten Leistungen und den Zahlungsplan. Die Klassenzugehörigkeit dokumentiert die Teilnahme an einer Unterrichtsgruppe.
Bei der ersten Einschreibung und bei einer späteren Kursbuchung müssen diese Datensätze richtig verknüpft werden. Für einen bereits erfassten Schüler können Sie einen neuen Verkauf anlegen, ohne dieselbe Person erneut aus einer Anfrage in einen Schülerdatensatz zu übernehmen.
Auf dieser Seite
Von der Anfrage zur ersten Einschreibung
Angaben in der Anfrage prüfen.
Kontrollieren Sie Name, Telefonnummer, Einrichtung, Beratungsperson, Tags und weitere Kontaktpersonen. Diese Angaben werden bei der Übernahme in den Schülerdatensatz übertragen. Korrigieren Sie Fehler deshalb zuerst in der Anfrage.
Anfrage in einen Schülerdatensatz übernehmen.
Nutzen Sie die Übernahmefunktion der Anfrage. Öffnen Sie anschließend den verknüpften Schülerdatensatz und prüfen Sie seine Angaben. Wählen Sie die Option zum Abschließen offener Aufgaben nur für Tätigkeiten, die tatsächlich erledigt sind.
Verkauf für die Ausbildung erfassen.
Ordnen Sie dem richtigen Schüler die Produkte, Mengen, Preise und Zahlungsbedingungen zu. Ein neu erfasster Verkauf wartet auf die Genehmigung durch die Leitung. Prüfen Sie den Datensatz zusammen mit seinem Genehmigungsstatus.
Schüler einer Klasse zuordnen.
Öffnen Sie die passende Klasse über den nach dem Verkauf angebotenen Link zur Platzierung oder über die Unterrichtsansicht. Fügen Sie den Schüler als Klassenmitglied hinzu und prüfen Sie, ob die Platzierung zum Stundenplan passt.
Wo finden Sie die Angaben zu einer Einschreibung?
Der Abschluss eines Schritts belegt nicht, dass auch alle anderen Datensätze erstellt wurden. Öffnen Sie den jeweils verknüpften Datensatz zur Kontrolle. Leiten Sie insbesondere den Zahlungs- oder Klassenstatus nicht allein daraus ab, dass ein Name in der Schülerliste erscheint.
| Datensatz | Enthaltene Angaben |
|---|---|
| Anfrage | Erstkontakt, Herkunft, Beratungsperson, Gespräche und Aufgaben. |
| Schülerdatensatz | Angaben zur Person und verknüpfte Datensätze. |
| Verkauf | Produkte, Preise zum Verkaufszeitpunkt, Rabatte und Genehmigung. |
| Ratenplan | Fälligkeiten, zu zahlende Beträge und Zahlungsinformationen. |
| Klassenzugehörigkeit | Beginn und Ende der Mitgliedschaft des Schülers in einer Klasse. |
Eine weitere Ausbildung für einen bestehenden Schüler erfassen
Suchen Sie den bestehenden Schülerdatensatz und verknüpfen Sie den neuen Verkauf mit diesem Schüler. Wenn Sie neue Bildungsprodukte und den zugehörigen Zahlungsplan in einem eigenen Verkauf erfassen, bleiben die Bedingungen des früheren Verkaufs von denen der neuen Ausbildungsphase getrennt.
Ein neuer Verkauf ändert eine bestehende Klassenzugehörigkeit nicht automatisch. Wechselt die Unterrichtsgruppe, entscheiden Sie, ob die bisherige Mitgliedschaft fortbestehen soll. Erfassen Sie gegebenenfalls den Austritt und die neue Mitgliedschaft in der Unterrichtsansicht. Schreiben Sie frühere Anwesenheitsdaten für die neue Ausbildungsphase nicht um.
Welche finanziellen Prüfungen folgen auf den Verkauf?
Der im Verkauf eingetragene Anzahlungsbetrag bestimmt den Restbetrag des Ratenplans mit. Das Ausfüllen dieses Feldes bucht für sich genommen keinen Zahlungseingang in einer Kasse. Prüfen Sie tatsächlich eingegangene Beträge getrennt in den Zahlungs- und Kassenbewegungen.
Ein genehmigter Verkauf ist gegen Bearbeitung gesperrt. Selbst wenn die Genehmigung aufgehoben wird, verhindert eine bereits teilweise oder vollständig bezahlte Rate eine neue Preisberechnung. Erfassen Sie eine weitere Ausbildung in einem eigenen Verkauf, statt einen früheren Verkauf mit bereits eingegangenen Zahlungen dafür zu ändern.
Häufige Fragen
Kann ich dieselbe Anfrage ein zweites Mal in einen Schülerdatensatz übernehmen?
Nein. Ist die Anfrage bereits mit einem Schüler verknüpft, wird eine zweite Übernahme verhindert. Arbeiten Sie mit dem vorhandenen Schülerdatensatz weiter.
Wird ein Schüler durch einen neuen Verkauf automatisch einer Klasse zugeordnet?
Nein. Nach dem Verkauf wird ein Weg zur Platzierung angeboten; die Klassenzugehörigkeit wird gesondert angelegt.
Muss ich für eine weitere Kursbuchung den früheren Zahlungsplan ändern?
Sie können die weitere Ausbildung als eigenen Verkauf für den vorhandenen Schüler erfassen. Ändern Sie die Zahlungshistorie des früheren Verkaufs nicht, um darin die Bedingungen der neuen Ausbildung abzubilden.
Prüfen Sie Course anhand Ihrer Arbeitsabläufe
Sehen Sie sich die beschriebenen Funktionen in Ihrem Konto an oder besprechen Sie die Anforderungen Ihrer Einrichtung mit unserem Team.