Demandes et échanges
Comment organiser le suivi quotidien des demandes dans Course ?
Dans Course, le suivi quotidien repose sur la consultation conjointe des demandes et des tâches datées. La liste des demandes indique les personnes à suivre ; la vue des appels en attente rassemble les tâches téléphoniques qui ne sont pas encore terminées.
Distinguez l’état d’une tâche, le résultat d’un appel et l’étape de décision de la demande. Un appel peut avoir été tenté sans réponse : cette tentative ne permet pas de connaître la décision de la personne concernant sa formation.
Sur cette page
Distinguer les tâches ouvertes, en retard et terminées
Sur la page des appels, la vue des appels en attente concerne les tâches téléphoniques ouvertes. La liste des appels terminés n’est pas un autre filtre d’état appliqué à ces tâches : elle présente les échanges enregistrés.
| Vue ou enregistrement | Signification |
|---|---|
| Tâche ouverte | Travail non encore terminé ; une tâche dont la date est à venir peut aussi être ouverte. |
| Tâche en retard | Travail encore ouvert après la date prévue. |
| Tâche terminée | Travail clôturé au moyen de la procédure de fin de tâche, avec son résultat et ses informations de clôture enregistrés. |
| Échange enregistré | Canal, date, résultat et note d’une prise de contact effectuée ou tentée. |
Utiliser les vues de suivi au fil de la journée
Délimitez votre liste de travail.
Filtrez les demandes par conseiller, source, statut et date. Pour les appels en attente, vérifiez la personne responsable, la date prévue et l’état de la tâche avant d’ouvrir la demande correspondante.
Lisez l’historique avant de prendre contact.
Dans le détail de la demande, examinez les notes antérieures, les offres et les tâches ouvertes. Vérifiez dans la fiche l’étape de décision actuelle et les informations déjà communiquées.
Terminez la tâche avec son résultat réel.
Sélectionnez le résultat de la tâche téléphonique. Si vous avez pu parler à la personne, consignez fidèlement l’échange. Pour une rencontre en personne ou un rendez-vous, renseignez aussi la note et les champs de résultat requis lors de la clôture.
Vérifiez l’action suivante.
Si vous planifiez une tâche de suivi dans le formulaire de clôture, contrôlez son type, sa date et son heure. Après l’enregistrement, revenez au détail de la demande pour vérifier qu’elle figure parmi les tâches ouvertes.
Pourquoi une tâche de suivi peut-elle être obligatoire ?
Les paramètres des tâches de demande de l’espace de travail peuvent imposer de prévoir une tâche de suivi tant que la demande n’est pas résolue. Un réglage distinct peut lever cette obligation lorsqu’une autre tâche ouverte existe déjà. L’exigence affichée lors de la clôture dépend donc des paramètres, de l’état de la demande et de ses autres tâches ouvertes.
La note de clôture est également reprise dans la tâche de suivi créée par cette procédure. Servez-vous-en pour consigner le résultat réel et transmettre à la personne chargée de la suite les informations dont elle a besoin, au-delà du simple fait qu’un appel a été passé. Ne présentez pas une action prévue comme un échange déjà effectué.
Quels enregistrements contrôler en fin de journée ?
- Les actions effectuées apparaissent-elles comme terminées dans leur fiche ? Ne clôturez pas une tâche uniquement pour vider la liste si le travail n’a pas été fait.
- Les demandes ouvertes ont-elles une prochaine action et une personne responsable clairement définies ? Le conseiller chargé de la demande et la personne responsable d’une tâche sont enregistrés séparément.
- Un appel sans réponse a-t-il été confondu avec une décision de ne pas s’inscrire ? Le résultat d’un appel ne renseigne pas, à lui seul, le choix de formation de la personne.
- Si une erreur s’est produite lors de l’enregistrement, l’action apparaît-elle après réouverture de la fiche ? Vérifiez le message de confirmation et la liste actualisée avant de considérer le travail comme terminé.
Questions fréquentes
Cliquer sur une tâche terminée la rouvre-t-il ?
Non. Cliquer sur une tâche terminée dans le détail de la demande ne la rouvre pas. Prévoyez une nouvelle tâche si un suivi reste nécessaire.
Faut-il rédiger une note libre pour chaque appel ?
Une note est nécessaire lorsqu’une conversation téléphonique a eu lieu et lors de la clôture d’une tâche en personne. Si l’appel est resté sans réponse, le formulaire peut préremplir une note standard liée au résultat. Vérifiez qu’elle correspond à ce qui s’est réellement passé.
Changer le conseiller d’une demande transfère-t-il aussi ses tâches ?
Le conseiller de la demande et les responsables des tâches sont enregistrés séparément. Vérifiez la personne responsable de chaque tâche ouverte en cas de changement de conseiller.
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