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Comment suivre les paiements en retard dans Course ?
Dans Course, l’écran des paiements à recevoir présente les échéances ouvertes. Leur état, leur date d’échéance et leur ancienneté permettent de repérer les sommes qui n’ont pas encore été encaissées. Si une échéance a été partiellement réglée et que sa date est passée, seul le solde restant après les encaissements précédents est à suivre.
Le suivi commence par la vérification de la somme due, puis se poursuit par la consignation des échanges et la vérification des sommes effectivement reçues. Une promesse de paiement formulée lors d’un échange ne crée pas d’encaissement.
Sur cette page
Suivre une échéance en retard à partir de sa fiche
Filtrez les paiements en retard.
Dans les paiements à recevoir, choisissez l’état « en retard » pour les échéances non réglées. Une échéance partiellement réglée conserve l’état « partiel » même après sa date d’échéance : utilisez le filtre d’ancienneté des créances pour la retrouver. Vérifiez l’élève, la vente, l’établissement, la date d’échéance et le solde restant, sans confondre ces sommes avec celles dont la date est encore à venir.
Consultez l’historique des encaissements.
Ouvrez l’échéance concernée dans la vue des paiements de la vente. Examinez les dates et les montants des encaissements partiels déjà enregistrés, puis confirmez le solde actuel avant de prendre contact.
Consignez l’échange qui a eu lieu.
Accédez aux coordonnées depuis la fiche de l’élève ou la demande associée. Notez le résultat de l’échange et les renseignements effectivement obtenus. Si une action reste nécessaire, créez une tâche datée sur la demande associée.
Enregistrez l’encaissement une fois le paiement reçu.
Affectez la somme réellement reçue à la bonne échéance, avec le moyen de paiement et le compte de caisse correspondants. Vérifiez ensuite à nouveau le solde restant et la liste des paiements à recevoir.
Distinguer le résultat du contact du résultat financier
Une tâche terminée ou un incident de paiement marqué comme résolu ne signifie pas qu’une somme a été encaissée sur l’échéance. Consultez les encaissements enregistrés pour vérifier si la dette a diminué.
| Enregistrement | Ce qu’il indique |
|---|---|
| Note de contact | Les renseignements obtenus lors d’un échange qui a effectivement eu lieu. |
| Tâche de suivi | L’action à effectuer ensuite, par exemple reprendre contact ou vérifier un résultat. |
| Incident de paiement | La nature et le montant de l’incident, ainsi que son état ouvert ou résolu. |
| Encaissement | La somme reçue au titre d’une échéance et le compte de caisse où elle a été enregistrée. |
À quoi sert l’écran des incidents de paiement ?
Dans Course, vous pouvez créer et modifier un incident de paiement, puis le marquer comme résolu. Sa fiche contient la nature de l’incident, le moyen de paiement, la date, le montant et une note. Cet écran décrit l’incident et l’état de son traitement ; la liste des échéances en retard présente les sommes à recevoir.
Choisissez une nature d’incident conforme à ce qui s’est produit. Corrigez les renseignements inexacts ou incomplets et ne marquez l’incident comme résolu que si le résultat le justifie. Le libellé de rappel affiché à l’écran ne prouve pas qu’un message a été remis ; cette page ne promet pas l’envoi automatique de rappels de paiement.
Une note de suivi ne modifie pas le plan de paiement
Noter une promesse de paiement à une date donnée ne modifie pas automatiquement la date d’échéance. La date d’échéance, le solde et les encaissements demeurent dans leurs enregistrements financiers. Distinguez la date prévue pour un appel de suivi de la date de paiement convenue.
Les ventes sont soumises à des contrôles d’approbation et d’encaissement. Course empêche de revoir le prix d’une vente dès qu’un encaissement a été enregistré, même partiel. Si l’échange révèle qu’une autre démarche est nécessaire, examinez les actions permises pour la fiche concernée. N’enregistrez pas un paiement qui n’a pas été reçu dans le seul but de modifier la dette affichée.
Questions fréquentes
Quelle somme reste due sur une échéance en retard partiellement réglée ?
Seule la part non réglée reste à suivre. Consultez l’historique des encaissements avant de compter à nouveau la totalité du montant initial comme une dette.
Une promesse de paiement solde-t-elle une échéance ?
Non. Une note de contact ou une tâche de suivi n’est pas un encaissement. L’échéance n’est soldée que lorsque les encaissements qui lui sont affectés couvrent son montant.
Marquer un incident de paiement comme résolu réduit-il la somme due ?
Non. L’état de l’incident et l’encaissement d’une échéance sont deux opérations distinctes. Vérifiez le solde dans les enregistrements de paiement.
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