Matrículas, ventas y finanzas
¿Cómo hacer seguimiento de los pagos vencidos en Course?
La pantalla de Pagos por cobrar de Course muestra las cuotas abiertas. Su estado, fecha de vencimiento y antigüedad permiten revisar los importes aún no cobrados. Si una cuota parcialmente pagada ha vencido, el importe pendiente es el saldo que queda después de descontar los cobros anteriores.
El seguimiento empieza por comprobar la deuda, continúa con el registro de los contactos realizados y termina con la verificación de lo efectivamente cobrado. Que alguien anuncie un pago durante una conversación no crea un registro de cobro.
En esta página
Siga una cuota vencida desde su registro
Filtre los pagos vencidos.
En Pagos por cobrar, seleccione el estado vencido para localizar cuotas impagadas. Las cuotas con cobros parciales conservan el estado «parcial» aunque haya pasado su vencimiento; utilice el filtro de antigüedad de la deuda para encontrarlas. Compruebe el alumno, la venta, el centro, la fecha de vencimiento y el saldo pendiente. Mantenga separados los pagos con vencimiento futuro.
Revise el historial de cobros.
Abra la cuota correspondiente desde la vista de pagos de la venta. Consulte las fechas y los importes de los cobros parciales anteriores y confirme el saldo actual antes de ponerse en contacto.
Registre la conversación real.
Abra los datos de contacto del alumno o de la solicitud vinculada. Anote el resultado de la conversación y la información recibida. Si hace falta otra acción, cree una tarea con fecha en la solicitud vinculada.
Registre el cobro cuando reciba el pago.
Aplique el importe efectivamente recibido a la cuota correcta, con el método de pago y la cuenta de caja correspondientes. Después, vuelva a comprobar el saldo pendiente y la vista de pagos por cobrar.
Distinga el resultado del contacto del resultado financiero
Completar una tarea o marcar una incidencia de pago como resuelta no significa que se haya cobrado dinero para la cuota. Compruebe en el registro de cobros si la deuda ha disminuido.
| Registro | Qué indica |
|---|---|
| Nota de contacto | La información obtenida durante un contacto que realmente tuvo lugar. |
| Tarea de seguimiento | La próxima acción necesaria, como volver a contactar o comprobar un resultado. |
| Incidencia de pago | El tipo y el importe de la incidencia, y si sigue abierta o está resuelta. |
| Cobro | El importe recibido para una cuota y la cuenta de caja en la que se registró. |
¿Para qué sirve la pantalla de incidencias de pago?
En Course se puede crear y editar una incidencia de pago, y marcarla como resuelta. El registro recoge el tipo de incidencia, el método de pago, la fecha, el importe y una nota. A diferencia de la lista de cuotas vencidas, esta pantalla describe la incidencia y el estado de su gestión.
Seleccione el tipo de incidencia según lo que haya ocurrido. Corrija los datos incorrectos o incompletos y márquela como resuelta solo cuando el resultado lo justifique. El texto de recordatorio que aparece en la pantalla no demuestra que se haya entregado un mensaje; esta página no atribuye a Course el envío automático de recordatorios de pago.
Una nota de seguimiento no modifica el plan de pagos
Anotar una promesa de pago para una fecha concreta no cambia automáticamente el vencimiento de la cuota. La fecha de vencimiento, el saldo y los cobros permanecen en sus registros financieros. Distinga la fecha prevista para una llamada de seguimiento de la fecha de pago acordada.
Las ventas tienen controles de aprobación y cobro. Course impide volver a calcular el precio de una venta cuando ya se ha registrado un cobro, incluso parcial. Si la conversación revela que hace falta otra gestión, revise las acciones disponibles para ese registro. No registre un pago que no haya recibido solo para cambiar la deuda mostrada.
Preguntas frecuentes
¿Qué importe queda pendiente de una cuota vencida y parcialmente pagada?
Solo queda pendiente la parte no pagada. Consulte el historial de cobros antes de volver a contar como deuda el importe inicial completo de la cuota.
¿Una promesa de pago liquida la cuota?
No. Una nota de contacto o una tarea de seguimiento no son registros de cobro. La cuota se liquida mediante los cobros registrados para ella.
¿Marcar una incidencia de pago como resuelta reduce la deuda?
No. El estado de la incidencia y el cobro de una cuota son operaciones distintas. Compruebe el saldo pendiente en los registros de pagos.
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