Matrículas, ventas y finanzas
¿Cómo hacer seguimiento de las cuotas y los cobros en Course?
En Course, el plan de cuotas establece cómo se pagará una venta. El registro de cobro indica un pago recibido para una cuota concreta. Una cuota puede pagarse en una sola operación o mediante varios pagos parciales, siempre que no se supere el importe pendiente.
El plan de pagos, los cobros registrados y el saldo de la cuenta de caja son cifras distintas. Para seguir una cuota correctamente, consulte conjuntamente su importe inicial, el total cobrado y el saldo que sigue pendiente.
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Distinga los importes de la vista de pagos
Introducir un anticipo no crea, por sí solo, un movimiento de caja. Un valor en ese campo no demuestra que el dinero haya ingresado en una cuenta de caja o bancaria. Compruebe los movimientos registrados para verificar los cobros efectivamente realizados.
| Concepto | Qué significa |
|---|---|
| Importe neto de la venta | Total resultante del cálculo del precio de la venta. |
| Campo de anticipo | Importe que reduce el saldo que se distribuirá entre las cuotas del plan de venta. |
| Importe de la cuota | Importe de la línea del plan correspondiente a una fecha de vencimiento. |
| Total cobrado | Suma de los pagos parciales registrados para esa misma cuota. |
| Saldo pendiente | Importe que resta tras descontar de la cuota los cobros registrados. |
| Saldo vencido | Suma de las partes pendientes de cuotas cuyo vencimiento ya ha pasado. |
Registre un cobro para una cuota
Abra el alumno y la venta.
Busque la cuota correspondiente en la lista de pagos por recibir o en la vista de pagos de la venta. Compruebe el alumno, la venta y la fecha de vencimiento.
Revise el saldo pendiente.
Tenga en cuenta los pagos anteriores. El importe que va a cobrar debe ser positivo y no puede superar el saldo pendiente de la cuota.
Elija el método de pago y la cuenta de caja.
Seleccione el método realmente utilizado, la cuenta donde se registrará el cobro y la fecha del cobro. El método de pago y la cuenta de caja son campos distintos.
Compruebe el resultado.
Después de guardar, revise el total cobrado y el saldo pendiente de la cuota, su estado de pago parcial o completo y el movimiento de caja correspondiente.
Consulte el historial de pagos parciales
Cada cobro parcial crea un movimiento de caja independiente. La cuota conserva el importe pagado acumulado, mientras que el historial de cobros muestra la fecha, el importe y la cuenta de caja de cada pago parcial. La fecha de pago completo solo se registra cuando la cuota queda totalmente saldada.
No deduzca las fechas de los pagos parciales a partir de la fecha final de pago completo. Consulte el historial para distinguir cobros realizados en días distintos o en diferentes cuentas de caja. Course impide registrar otro cobro para una cuota ya pagada por completo.
Compruebe las fechas y el total del plan de pagos
El importe restante tras el anticipo se distribuye entre el número de cuotas elegido; cualquier resto de la división se añade a la última cuota. La primera fecha de vencimiento y la periodicidad seleccionada determinan las siguientes fechas. Revise todas las fechas si el plan comienza cerca del final del mes: no dé por hecho que cada cuota vencerá el mismo día del calendario.
Distinga el total pendiente del importe vencido. Las cuotas futuras que aún no se han pagado forman parte del saldo pendiente, pero todavía no están vencidas. Para hacer el seguimiento, consulte las cuotas abiertas y los movimientos efectivamente registrados, además del importe de la venta.
Preguntas frecuentes
¿Se puede pagar una cuota en varias partes?
Sí. Puede registrar cobros parciales de importe positivo siempre que no superen el saldo pendiente. Cada cobro genera su propio movimiento de caja.
¿Anotar un anticipo añade dinero a una cuenta de caja?
No. El anticipo introducido en la venta afecta al cálculo del plan de pagos, pero por sí solo no crea un movimiento de caja.
¿Qué importe está vencido si una cuota se ha pagado parcialmente?
Si la fecha de vencimiento ya ha pasado, solo se considera vencido el importe que resta después de descontar los pagos, no el importe íntegro de la cuota.
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