Solicitudes y comunicación
¿Cómo se reasigna una solicitud de curso a otro asesor en Course?
El asesor asignado a una solicitud se puede cambiar en el propio registro de Course. Las tareas vinculadas a esa solicitud tienen sus propios responsables. Por eso, cambiar el asesor de la solicitud no transfiere por sí solo todas las tareas abiertas a la nueva persona.
Para realizar el traspaso, actualice la persona responsable de la solicitud, decida quién se ocupará de cada tarea pendiente y compruebe que el nuevo asesor puede consultar los registros existentes. No hace falta reescribir el historial de contactos ni crear una segunda solicitud.
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¿Dónde se registra cada dato necesario para el traspaso?
Que estos campos muestren a la misma persona depende de cómo su centro reparta el trabajo. Si figuran personas distintas, determine quién debe encargarse de cada actividad antes de interpretar la diferencia como un error.
| Dato | Dónde comprobarlo |
|---|---|
| Asesor de la solicitud | En los campos editables de la solicitud. |
| Responsable de una tarea abierta | En el campo de responsable de la tarea correspondiente. |
| Contactos anteriores | En las notas, las interacciones y el historial de actividad de la solicitud. |
| Oferta | En la oferta vinculada a la solicitud y sus datos de responsable. |
| Conversación de WhatsApp | En el asesor asignado a la conversación en la bandeja de entrada. |
| Permiso para consultar los datos | En el rol del usuario y su ámbito de acceso a los datos. |
Reasigne la solicitud con una revisión ordenada
Revise la situación actual.
Compruebe la fase de decisión de la solicitud, sus tareas abiertas, los contactos recientes y las ofertas vigentes. Incluya en la nota de traspaso únicamente información verificable en los registros.
Actualice el asesor de la solicitud.
Edite la solicitud y seleccione al nuevo asesor. Al guardar, compruebe también que siguen siendo correctos los datos de la persona, el centro educativo, el origen, las etiquetas y las vías de contacto.
Revise los responsables de las tareas.
Cambie el responsable en cada tarea abierta que vaya a asumir el nuevo asesor. La reasignación, por sí sola, no justifica modificar la fecha prevista ni marcar la tarea como completada.
Compruebe la comunicación vinculada.
Si la solicitud está vinculada a una conversación de WhatsApp, revise por separado el asesor de esa conversación. Verifique que el nuevo usuario puede abrir la solicitud y los registros vinculados que necesita con sus propios permisos.
¿Qué información comprobada debe incluir la nota de traspaso?
Explique la situación actual de la solicitud de formación, dónde se encuentra una oferta ya presentada y qué trabajo queda pendiente. Si todavía no se ha recibido respuesta, mantenga clara esa incertidumbre. No atribuya a la persona una decisión que no ha comunicado ni añada condiciones de pago que no se le hayan presentado.
No marque las tareas anteriores como completadas solo porque se haya asignado un nuevo asesor. Una tarea que no se ha realizado debe seguir abierta; si ya se hizo, su resultado real debe constar en el registro de finalización. Así, el cambio de responsable no crea la falsa impresión de que el trabajo ya se llevó a cabo.
¿Cambiar el asesor modifica el acceso al centro educativo?
El asesor asignado, el centro educativo y el ámbito de acceso a los datos son conceptos distintos. Asignar a alguien como asesor de una solicitud no debe interpretarse como una ampliación de las acciones permitidas por su rol. Si también hay que cambiar el centro educativo, evalúe ese cambio por separado.
Si el nuevo asesor no ve la solicitud después del traspaso, compruebe primero los filtros activos y el centro educativo seleccionado. Revise después el rol y el ámbito de acceso del usuario. Defina el acceso que corresponda, sin conceder acceso a todos los centros cuando no sea necesario para consultar el registro.
Preguntas frecuentes
¿Es necesario crear otra solicitud para cambiar de asesor?
No. Puede editar el asesor de la solicitud existente. Crear otra solicitud podría repartir el historial de contactos y tareas entre dos registros.
¿El cambio de asesor completa las tareas?
No. La asignación, la fecha prevista y el estado de finalización son datos independientes. Complete una tarea únicamente cuando el trabajo se haya realizado.
¿También cambia automáticamente el asesor de la conversación de WhatsApp?
El asesor de la conversación se guarda en otro registro. Compruebe su asignación en la bandeja de entrada, sin dar por hecho que el cambio en la solicitud también modifica la conversación.
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