Inscription, ventes et finances
Comment suivre les échéances et les encaissements dans Course ?
Dans Course, le plan de paiement décrit la manière dont une vente doit être réglée. Un encaissement constate une somme reçue au titre d’une échéance précise. Une échéance peut être réglée en une fois ou en plusieurs paiements partiels, tant que leur total ne dépasse pas le montant restant dû.
Le plan de paiement, les encaissements effectués et le solde de caisse sont trois valeurs distinctes. Pour suivre une échéance, examinez ensemble son montant initial, la somme déjà encaissée et le montant encore dû.
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Distinguer les montants affichés dans le suivi des paiements
Saisir un acompte ne crée pas, à lui seul, de mouvement de caisse. Un champ d’acompte renseigné ne prouve pas que de l’argent est arrivé sur un compte de caisse ou bancaire. Vérifiez les mouvements enregistrés pour confirmer les sommes effectivement reçues.
| Montant | Signification |
|---|---|
| Montant net de la vente | Total issu du calcul du prix de la vente. |
| Champ d’acompte | Montant qui réduit le solde à répartir entre les échéances du plan de vente. |
| Montant d’une échéance | Montant prévu dans le plan pour une date d’échéance donnée. |
| Somme déjà encaissée | Total des paiements partiels enregistrés pour la même échéance. |
| Solde restant dû | Montant encore ouvert après déduction des encaissements de l’échéance. |
| Solde en retard | Part encore due des échéances dont la date est passée. |
Enregistrer un encaissement sur une échéance
Ouvrez la fiche de l’élève et la vente.
Repérez la bonne échéance dans la liste des paiements à recevoir ou dans la vue des paiements de la vente. Vérifiez l’élève, la vente et la date d’échéance.
Vérifiez le solde restant dû.
Tenez compte des paiements déjà enregistrés. La somme à encaisser doit être positive et ne pas dépasser le solde de l’échéance.
Choisissez le moyen de paiement et le compte de caisse.
Sélectionnez le moyen de paiement réellement utilisé, le compte où l’encaissement sera enregistré et sa date. Le moyen de paiement et le compte de caisse sont deux champs distincts.
Contrôlez le résultat.
Après l’enregistrement, vérifiez la somme encaissée, le solde de l’échéance, son état partiellement ou entièrement réglé, ainsi que le mouvement de caisse correspondant.
Lire l’historique des paiements partiels
Chaque encaissement partiel crée un mouvement de caisse distinct. L’échéance conserve le total payé ; l’historique des encaissements indique la date, le montant et le compte de chaque paiement partiel. La date de règlement complet n’est enregistrée qu’après paiement intégral de l’échéance.
N’essayez pas de déduire les dates des versements partiels de la date finale de règlement. Consultez l’historique si des paiements ont été effectués à des dates différentes ou sur des comptes différents. Course empêche d’ajouter un encaissement à une échéance entièrement réglée.
Vérifier les dates et le total du plan de paiement
Le solde restant après l’acompte est réparti entre le nombre d’échéances choisi ; le reliquat éventuel de cette répartition est ajouté à la dernière. La première date d’échéance et la périodicité choisie déterminent les suivantes. Vérifiez chaque date si le plan commence en fin de mois : ne supposez pas que toutes les échéances tomberont le même jour du calendrier.
Lisez séparément le total à recevoir et la part en retard. Une échéance future encore ouverte fait partie du solde restant dû, mais elle n’est pas encore en retard. Pour suivre les paiements, consultez les échéances ouvertes et les mouvements réels en plus du montant de la vente.
Questions fréquentes
Une échéance peut-elle être réglée en plusieurs fois ?
Oui. Vous pouvez enregistrer des paiements partiels positifs tant qu’ils ne dépassent pas le solde restant dû. Chaque encaissement crée son propre mouvement de caisse.
La saisie d’un acompte ajoute-t-elle de l’argent à la caisse ?
Non. L’acompte indiqué dans la vente intervient dans le calcul du plan ; il ne crée pas, à lui seul, de mouvement de caisse.
Quel montant est en retard pour une échéance partiellement payée ?
Si sa date est passée, seule la part encore due après déduction des paiements entre dans le solde en retard, et non le montant initial entier de l’échéance.
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