Demandes et communication
Comment suivre les demandes de formation reçues par WhatsApp dans Course ?
La boîte de réception WhatsApp de Course réunit la liste des conversations, les messages de la conversation sélectionnée et les informations relatives à une éventuelle demande liée. Vous pouvez rechercher une conversation, filtrer la liste par statut et désigner un conseiller responsable.
Une conversation WhatsApp et une demande dans Course sont deux enregistrements distincts. Lire un message dans la boîte de réception ne crée, à lui seul, ni demande ni fiche élève. Si la création automatique de demandes est activée, le traitement du premier message entrant d’un nouveau contact peut créer une demande et la lier à la conversation. Une conversation sans demande liée peut aussi être convertie manuellement.
Sur cette page
Suivre un échange jusqu’à sa fiche de demande
Vérifiez l’état de la connexion.
Consultez l’indication de connexion dans la boîte de réception. Le fait de voir les messages ne prouve pas que l’envoi est disponible : il faut que la connexion soit confirmée comme active.
Ouvrez la bonne conversation.
Recherchez la personne dans la liste et lisez les messages existants. Distinguez le nombre de messages non lus du statut de la conversation, par exemple « nouvelle » ou « ouverte ».
Désignez le responsable du suivi.
Affectez la conversation à un conseiller. Vous pouvez modifier son statut et le conseiller désigné ; ces champs permettent de voir qui en assure le suivi et à quelle étape elle se trouve.
Vérifiez le lien avec la demande.
Si la création automatique a déjà lié une demande, ouvrez cette fiche ; sinon, utilisez la conversion manuelle. Vérifiez le nom, le numéro de téléphone, la provenance, l’établissement et le conseiller, puis organisez les tâches de suivi depuis la fiche de demande.
Quelles informations servent à créer la demande ?
La demande créée depuis une conversation reprend le nom et le numéro de téléphone du contact. En l’absence de nom, le numéro peut figurer dans le champ du nom : vérifiez donc l’identité sur la fiche obtenue. Lors d’une conversion manuelle, la provenance est par défaut WhatsApp et le conseiller affecté à la conversation peut être repris. La création automatique utilise ses propres valeurs configurées par défaut pour la provenance et le conseiller.
Un établissement est nécessaire pour créer une demande. Si la conversation n’en précise aucun, le système peut utiliser l’un des établissements existants. Vérifiez celui de la demande créée, surtout si votre espace de travail en compte plusieurs. Si la conversation est déjà liée à une demande, une nouvelle tentative de conversion renvoie vers la fiche existante. Cela ne signifie pas que les contacts ayant le même numéro dans des conversations différentes sont automatiquement fusionnés.
Distinguer le message enregistré de son état de livraison
La présence d’un message à l’écran ne prouve pas que son destinataire l’a lu. Les statuts affichés dépendent de la connexion et des mises à jour transmises par le fournisseur.
| Statut | Comment l’interpréter |
|---|---|
| Envoyé | Un statut d’envoi reçu du fournisseur ; cela ne signifie pas que le message a été lu. |
| Livré | Indique que le système a reçu un statut de livraison. |
| Lu | S’affiche si le fournisseur transmet un statut de lecture. |
| Échec de l’envoi | Examinez l’erreur sans supposer que le message a été livré. |
Le type de connexion détermine les options d’envoi
Course propose des connexions QR et Cloud. Le bouton permettant de démarrer une nouvelle conversation apparaît avec le fournisseur QR et nécessite une connexion active. Avec Cloud, la possibilité d’envoyer un message libre et l’utilisation de modèles approuvés sont évaluées séparément ; la boîte de réception présente les options d’envoi disponibles en conséquence.
Ne supposez pas que les deux types de connexion offrent toutes les mêmes fonctions. Avant d’agir, consultez l’état de la connexion, la liste des modèles et les indications d’envoi affichés dans votre compte. Convertir une conversation en demande ne crée ni vente, ni encaissement, ni affectation à une classe.
Questions fréquentes
Marquer une conversation comme lue crée-t-il une demande ?
Non. La lecture modifie le nombre de messages non lus. Si la création automatique est activée, le traitement du premier message entrant peut créer une demande ; la conversion manuelle permet de lier une conversation encore sans demande.
Que se passe-t-il si je convertis à nouveau la même conversation ?
Si elle est déjà liée à une demande, le lien existant est utilisé. Ce mécanisme ne fusionne pas automatiquement les contacts en double de conversations différentes.
Un message envoyé a-t-il forcément été lu ?
Non. « Envoyé », « livré » et « lu » sont des statuts distincts. Fiez-vous uniquement aux informations de statut effectivement reçues par le système.
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